資格取得のメリットと業務

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  • 会社組織の中にいると、さまざまな情報が入って参ります。資格取得についても、自ずから情報が入ってくる今日このごろなのではないでしょうか。

    やれ、TOEICだ、いやいや簿記だ、などと、気が焦って頭の中があれやこれやの大騒ぎになってしまうこともあるかもしれません。

    かくいう私も、一時はあれもこれもやらなくてはならないという気持ちになり、予備校代やらテキスト代がかさんだあげく、大した成果は残せなかったという経験があります。

    そんな中、本当に自分の業務に役立つスキルは何だろうと自己吟味した結果、大切なことは意外と少ないと気づきました。その結果、難関と言われる資格に合格することができたわけです。

    資格取得は、素晴らしいことですが、自分の自信のなさを覆い隠そうとしても、なかなか勉強が捗りません。焦るだけでかえって無駄が多いということにならないためにも、吟味は大切です。

    しかし、本当に必要なことを見定め、それについてきっちりと知識や技能を身につけるならば、資格の勉強自体にも意味がでてきます。

    ですから、やみくもに資格資格と言うのではなく、その前に自分の業務には何が必要なのかを考えてみましょう。

    そのさい、自分の欠落ばかりに目を向けても、気分が焦るばかりです。そうではなくて、今の自分を認めた上で、何がプラスされるとより良くなるだろう、という前向きな視点を持つことが大切です。

    明るく、前向きな気持ちで取り組むことで、資格取得までの道も、取得後の業務も輝き始めるのです。

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    罪悪感との付き合い方と業務について

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  • みなさんは日頃、罪悪感を感じることはあるでしょうか。全く感じたことがないという人はめったにいませんね。

    罪悪感があるからこそ、私たちは慎重になります。また、会社組織の秩序が保たれるのも、ひとえに人々の良心があるからだと言えるでしょう。

    しかしながら、罪悪感には、感じるべき罪悪感と、気にしないほうがいい罪悪感があります。

    感じるべき罪悪感というのは、嘘をついたり、人を迫害するようなことに対する罪悪感です。これは、本当に邪悪なことをした場合に感じる気持ちですから、従うべき良心だといえます。

    虚偽を行なってしまったり、顧客に失礼な態度をとってしまうなど、間違えたときは、罪悪感に従い、粛々と処理をすることで、大きな間違いへと落ちていくことが回避されるのです。

    しかしながら、気にしないほうがいい罪悪感というものもあります。それは、他人からの意地悪により、必要以上に自分を悪く感じているときが挙げられます。

    私も経験があるのですが、世の中、注意や叱咤をする人が必ずしも正しい気持ちでしているとは限らないのです。

    パワハラに代表されるように、ただ人を傷つけたいという欲求だけで怒鳴りつけるような人種もいます。私も実際に遭遇したことがあります。

    このような、的外れな指摘やパワハラ的な言葉に対しては、罪悪感を感じなくても良いのです。
    うつ病やメンタルの病にならないためにも、バランスの良い感覚を身につけ、自分も他人も大切にする気持ちが大切だと言えるでしょう。

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    スポーツ選手のような絶妙なペース配分で仕事をしていきたい

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  •  サッカーやバスケットボールやマラソンのような持久力を問われるスポーツで良い結果を出すためには、ペース配分がとても重要ですよね。常に全力のパフォーマンスを発揮し続けることで結果を出せれば良いですが、持久力を問われるスポーツではそのやり方だと途中で完全にバテてしまいます。もしもマラソンでスタートからいきなり全力疾走していたら、どんな選手も力尽きてしまうことでしょう。

     ペース配分とは、全体からみたバランスの取り方が物を言います。ここが勝負所だと思ったらそこはギアを入れて全力を出しますし、そうでない局面では良い意味で手抜きをすることが必要です。そうすることで余計な力を使わなければ、本当に力を出したい時に全力のパフォーマンスができますよね。この持久力を問われるスポーツに対する考え方は、仕事でも変わらないのではないでしょうか?

     1日朝から晩まで働く場合、実働時間は普通8時間になりますよね。その8時間を常にパワー全開で仕事をしていたら、後半は集中力が途切れてしまいかねません。それではペース配分が非常に悪く、まったく効率的ではないです。それなら仕事が忙しくない時間帯はあえて簡単にできる仕事を選択し、車でいうならアイドリング状態を保つような仕事の進め方がクレバーなやり方でしょう。

     ペース配分を考えて仕事を進めれば、効率重視の仕事ができますよね。これはサボるのとはもちろん違いますし、スポーツで活躍する選手のようなペース配分をしていきたいです。

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    メール作業の効率化

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  • 今、巷では働き方改革が叫ばれ、業界・業種に関わらず様々な取り組みがなされているのは、皆さんもご存じだと思います。

    副業の解禁、フレックスタイムの導入加速、残業時間の削減等、いろいろな改革がありますが、当社をはじめ多くの会社が一番の課題にしているであろう残業時間の削減について話をさせて頂きます。

    当社でも役職、職種によって様々な作業の効率化を図る試みがされていますが、中でもほとんどすべての人がほぼ毎日使うであろうメール作成の効率化について一例を紹介させて頂きます。

    それはズバリ、『署名』ボタンの活用です。多くの人が利用されている『単語の登録』はよく使う単語の最初の一文字を入力すると、予め登録しておいた単語がすぐに表示され入力が可能になるというものですが、
    『署名』ボタンは、単語ではなくメールでよく作成する決まったパターンの『文章』を登録しておき、ワンクリックでその文章が表示されるので、一部分を訂正するだけでどんな長文でも短時間で作成・送信ができるというものです。
    単語の登録と比べると比にならないくらい早くメール作成が可能になります。

    しかも、よく使う文章は複数登録することができ、状況に併せて様々なケースに対応することが可能です。

    そもそも『署名』というボタンの名称になっていて、この機能を利用している人が少ないように思われます。『定型文』という名であれば、私ももっと早くから使っていたと思います。

    皆さんも是非使ってみて下さい。

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    コミュニケーションで大切なホウレンソウについて

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  • さまざまな場面で社内外問わずコミュニケーションが必要になるシーンは多くあります。

    その際に、ホウレンソウを素早く行うことが、情報を円滑に共有するための重要になります。

    ホウレンソウとは
    「報告」、「連絡」、「相談」です。

    結果を伴うものに関しては報告をし、手法や周知事項がある際には連絡をし、判断に困ったり、不測の事態等に直面した際には相談をすることが大切です。

    短期長期を問わず、プロジェクト等を進める際にはこの報・連・相の繰り返しによってミスを防ぎ、また、ミスをしても早急に取り返すことができるものです。

    報告については、いい報告は焦らず、悪い報告は素早く迅速にと言われます。
    悪い報告ほど責任者に早急に届け、社内、チーム内で共有し解決に向けて動き出すことが肝要です。

    連絡については言いっ放し、聞きっぱなしにならないよう、伝える側はわかりやすく丁寧に、聞き手側はわからないところをわからないままにせず、しっかりと理解をすることが重要となります。

    相談に関しては、上下問わず広く相談することで、問題に対しての解決策を多方面から考慮することができるよう配慮することが必要です。

    これらの報・連・相を使いこなしていくことで、求められているパフォーマンスを発揮するだけでなく、より良い結果を出すため熟練度を高めていくことが求められます。

    誰かがではなく全員が当事者意識を持って報・連・相に加わることでより良いチームになり、より良い仕事をすることの助力となります。

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    パーキンソンの法則

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  • 皆さんは、次のような法則をご存知ですか?

    1つ目は、仕事の量は、完成のために与えられた時間をすべて満たすまで膨張する。
    2つ目は、支出の額は、収入の額に達するまで膨張する。

    これは、イギリスの歴史学者・政治学者であるシリル・ノースコート・パーキンソンが提唱した法則で、パーキンソンの法則と呼ばれているものです。

    人は、与えられた時間や予算は目一杯使ってしまうものなのだそうです。

    たとえば時間だったら、夏休みの宿題が夏休みが終わるぎりぎりまで掛かってしまったり、予算だったら、給料日の前になるといつもギリギリで、貯金どころではない。

    などがこの法則に当てはまるもので、そう聞くと納得される方も多いのではないでしょうか。

    これは、期限や予算が決まっていると、それが頭にインプットされ、人は無意識のうちにその期限や予算に合わせた行動をとってしまうのだそうです。

    では、この法則から脱するにはどうすればよいか?

    それは、時間や予算ではなく「目標」を軸に置いてその目標をクリアするようにしていくことです。 仕事であればタスクを細分化して、それぞれに目標の工数や期限を設定して一つ一つクリアしていくことで、余計な作業をせずに生産性の向上にもつながります。

    貯金ができない人は、残った額を貯金するのではなく、毎月貯金する額を決めて、貯金した後の金額で生活をするようにします。

    ですから、パーキンソンの法則を知っておくと、お金持ちになれるともいわれていますので、試してみようと思っています。

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    人は忘れる生き物

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  • 新しいことを習った時、どんなにその場ですぐ理解することができても、次の日になっても気づいたら忘れていたり、一ヶ月後にはそもそも何を習ったかすら忘れていたり…そんな事態に陥ったことが、人生で誰しも一度はあるのではないかと思います。心配しないでください。それは、あなたの能力が低いせいではなく、人間誰しも起こりうる現象なのです。

    ところで、人は1日経つと、新しく習ったことの何パーセントを忘れてしまうかご存知ですか?正解は、70%です。しかし、実は習ったその日、習ってから20分後に既に50%のことを忘れてしまうと言われています。当然、1ヶ月後にはほとんど覚えていないに近いでしょう。これは、ドイツの心理学者、ヘルマン・エビングハウスが提唱する忘却曲線の考え方です。

    では、忘れないようにするためには何が必要なのか?それは、復習です。本日は、復習のベストなタイミングをご紹介します。

    まず、新しいことを学習したら、その日のうちに10分間の復習をしてください。すると、記憶が100%戻ります。そしてここからが大事なのですが、その1週間以内に5分、2〜4習慣以内にたった3分復讐するだけで、記憶を常に100%に維持することができます。

    つまり、タイミングさえ間違えなければ、人は1ヶ月に20分程度の復習で、記憶を維持することが可能なのです。

    しかも、このように何度かに分けて記憶を定着させることで、長期記憶の維持が可能になります。例えば、英語や資格の勉強をしているのであれば、この復習方法は非常に有効です。

    皆さんも、今なにか新しいことを勉強されていたら、ぜひこの復讐方法を試してみてください。

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    ニュースとの向き合い方を工夫することで効率的に情報収集

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  •  メディアからニュースの情報をえるなら、1日の中で決められた時間帯に行うのが効率的だと私は思います。ニュースは次から次へと流れてきますから、それをすべて知れたらあらゆるニュースに対して詳しくなれますよね。まさに情報通になれますし、それが仕事に役立つこともあるでしょう。ただ、それではニュースばかりを集める1日になってしまいますから、そこは気をつけないといけません。

     多くの人がやっていることかもしれませんが、メディアからニュースを集める時間帯は朝、昼、夜の1回ずつぐらいにとどめておくのが良いでしょう。具体的な例を挙げるなら、朝は出社前、昼は昼食休憩時、夜は寝る前です。このように時間を決めてニュースの情報を集めていけば、ニュースに振り回されて肝心の仕事が手につかなくなるようなことはないですよね。また、情報過多によって頭の中が整理しきれなくなるようなこともなくなります。

     そして、さらに工夫したいのは、ニュースを仕入れるためのメディア選びについてです。今はニュースのすべてをスマホに頼っている人が多いでしょうが、他のメディアからのニュースもチェックしたほうが良いでしょう。従来通りのテレビはもちろんのこと、ラジオなども活用していくといろいろな分野のニュースを網羅できますよね。

     さらに地域に特化している地方のテレビ局やケーブルテレビでは、地域情報を中心としたニュースをえるのに適しています。このように、ニュースとの向き合い方を決めておくことで、効率的な情報収集ができると思います。

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    机と頭はおんなじ

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  • 組織のなかでえらくなるにつれて机が大きくなるようです。
    平社員より課長のほうが一回り大きな机で、引き出しの数も多いですし、部長になるともっと立派な机で椅子も豪華です。
    役員になると、さらに大きく上等なデスクで、椅子も革張りだったりします。
    その一方で、役職があがるにしたがって机を使う仕事は減るとも言われています。

    確かに平社員の私など、いくつもの仕事や作業を並行してさばきますので、仕事中はずっと机にへばりついていますが、社長が机にしがみついてデスクワークに汗をかいている姿を見たことがありません。せっかく立派で大きな机なのに、そんな大きくなくてもいいんじゃないかとも思います。

    机の上はその人の頭のなかを表しているともいわれます。
    机の上や引き出しの中がちらかって乱雑ですと、頭のなかも整理がついていないということです。
    確かに自分の仕事中の頭の中の様子と机の上の状態は似ているように思います。複数の仕事を並行してさばいているせいで、机のうえは資料や書類、商品見本や事務用品で乱雑で、そんなときに頭のなかもしっちゃかめっちゃかです。

    同じ理屈でいくなら、社長の頭のなかはすっきりと整理されているということでしょうか。
    社員のなかで一番思い責任を背負い、いくつも仕事に決断をくだして適切な指示をする様子をみると、どんな頭の構造をしているのかと思います。おそらくデスクと同じで、とても広くて、引き出しもたくさんあり、よく整理がされている、おまけに高級である。

    えらい人にとっては机の上ではなく中が重要なのかもしれません。
    私はまだ少しもえらくはないのですが、たくさんある仕事をひとつひとつキチンと片付けて、机のうえをさっぱりさせる。と同時に、自分の頭のなかも整理整頓して切り替えていく。それを続けていくと、いつかは大きな机をもらえるようになるのかもしれないと考えています。

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    「改善は無限にある」という言葉か私は好きです。

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  • 何か仕事をしようとしますと、人によっては今までのやり方が一番良いということで、その通りにしてしまいます。

    その結果仕事は失敗がなく定められた時間で完了しますので評価は良くなります。しかし、毎回同じようにその仕事を続けているうちには惰性や慣れが出てきて、ある時にミスや失敗が起きるかもしれません。

    このような事を防止するためにはどのようにしたらよいのでしょうか。

    ある仕事をする前には必ず作業手順やスケジュールを考えますが、決まりきった仕事の場合、それらはマニュアル化されて誰でも同じ事が安全に確実に出来るようになっています。そのことは大切で否定をするつもりはありませんが、マニュアルは規則のようなもので、いつか慣れてこれは、こういうことだ、次はこうだとマニュアル自体を確認せずに仕事が進む事が往々にしてあります。

    検査や点検でも同じような事が生じます。

    決まりきった検査や点検は手抜きが発生し結果重大な事になりかねません。このように仕事や点検、検査では事前に始める前の心構えとして、このマニュアルは正しいのか、改善の余地は全くないのか、もっと見直す事があるのではないか、ミスは必ず潜んでいるので心を引き締め見逃さないようにしようなど、慣れや手抜きに繋がらないように十分注意喚起をしておきますと、不思議と改善点が発見出来るものです。

    改善点はマニュアルの更新になり仕事の効率化になります。いつでもどこでも自分に「改善は無限である」と言い聞かせて何かをしたいものです。

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    仕事ができる人だけが人なのですか?

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  • 僕は確かに仕事ができる人間ではありません。
    上司の指示の眼目を外す事もありますし、尋ねる人が回りにいないとどうして良いのか判らず、仕事が停滞してしまう事もままあります。
    確かに手も遅くて不器用だからミスする事もしばしばですし、うっかりやらなければいけない作業を忘れてしまう事も。

    ホントに御免なさい。
    仲間や先輩や上司の方に御迷惑をお掛けしている事は十分に認識しています。
    だから叱られるのも自分が悪いんだと思っています。だって足を引っ張ているんですから当たり前です。
    会社が悪い、上司が悪い、先輩が同僚がーなどとは決して考えていません。

    でもこれでも一生懸命なんです。必死で頑張っているんです。絶対、サボったり手を抜いたりはしていません。
    その事だけは信じて欲しいんです。

    それに、並にできる人と比べると能率の悪いのは確かですし、出来の良い人ばかりの集団を基準にすれば全体の仕事効率も下がるでしょうけど、そんなに優秀な人ばかり集める事なんて実際には不可能でよね。
    僕みたいな人間も戦力として含まれて来るのが現実だとすると、貢献度は低くても少ないながらも貢献はしていてマイナスにはなってないと思うんです。

    ですから僕の事を馬鹿扱いするのだけは止めて欲しいんです。
    仕事のミスで怒られるのは仕方がありません。褒めて欲しいとか、甘やかして欲しいというのではありません。

    人として接して欲しいだけなんです。人としての尊厳を守りたいというのは贅沢なことですか?

    あなたの周りにはこんな人はいませんか? そしてその人にあなたはどう接していますか?

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    技術の進歩とジェネレーションギャップ

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  • 「ジェネレーションギャップ」
    皆さんも一昔前に聞いた事が有るかもしれませんが、所謂、世代間での価値観や文化、それらのズレや隔たりの事です。

    この言葉自体、少々古臭く感じる言葉ですが、これからも使われていく事になる言葉です。

    この世代間の価値観の相違は何処から生まれて来るのか、と疑問に思うかもしれませんが、これは我々が進歩し発展しているから起きるのです。

    太古は道具を生み出し言葉を覚えた者達の間での隔たり、文字を生み出しそれを読み書きできるようになった者達とも隔たりが生まれました。
    そして、作物を育てる方法を見つけ、移動速度も速くなって遠くの相手へと情報を伝える技術が生まれ、生活が豊かになり、それに伴い娯楽や文化も発展してきました。

    その節目節目で、生まれた時からその技術や文化があった者と、その前の文化と価値観が身に染みてしまっていた人達との間で、ジェネレーションギャップという物が生まれるのです。

    昨今でもTI技術やサービスの発展に伴い、この現象が度々起きています。

    この世代間の溝は埋められない物なのか?と言うと、そうではありません。

    昔の紙の手紙でのやり取りと、今の携帯機器を通して行うメールのやり取りでも、その本質は言葉を相手に伝える事ですし、テレビや動画などの娯楽に関しても、昔の演劇でのお芝居や大道芸人を見て楽しむといった事と心で感じる感情の部分では同じだからです。
    それらは、ただ伝達のスピードが上がったり、受け取れる場所と方法が変わっただけに過ぎず、人の根本的な行動や心の有り方は変わってはいません。

    つまりは、それらの技術やサービスを提供する側が、隔たりの無い世代へと向けた形で送り出せば、その溝は埋める事が出来るわけです。

    ただ新しく便利な物を生み出すだけでは、それが古くなった時に、また同じ運命を辿るだけでし、実際にその古い物を切り捨てる事もできません。
    それらは捨てようとも、世界のどこかには必ず残るからです。

    切り捨てるのではなく、その古い物も取り込んだ形へ、そして新しい物へと生まれ変わらせる事が必要なのです。

    そして、その方向性は技術やサービスの進歩だけではなく、それを受け取る人々の幅も広がっていく事になります。

    これを念頭に物事を進めれば、今まで捨てていた事、置き去りにしていた物を無くし、無駄が減り、社会全体で前へと進めるわけです。

    でも、そんな事が可能なのか?どうすれば良いのか?と言った疑問が浮かぶでしょうが、その方法もそこまで難しい物では無いと思います。

    人間と言うのは、面倒で複雑な物を嫌う傾向がありますから、シンプルで分かり易く簡単な形を目指せば良いのではないでしょうか?

    そうすれば、子供やお年寄りなどの、技術や世の中の仕組みに四苦八苦している人々へも伝えるのが簡単で、受け取りやすい物や形が出来上がっていくのではないでしょうか。

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    遊びの大切な訳とは

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  • 以前から不思議に思っていたのですが、機械や装置には隙間や遊びがありますね。例えば分かり易い例では自動車のハンドルや線路の継ぎ目や、連結部の隙間などです。どうしてでしようか。

    調べましたところ、故障が発生しないようにとか温度の膨張に対応するとか振動を拡散させないためとか、機械や装置が上手く働くように工夫されているそうです。なるほどと感心しました。

    そのような許容範囲は支障が無い程度に作られているわけで、必要なものなのでしょう。

    仕事でも同じような意味での遊びはみられます。例えば、定価の設定では普通お客様が定価を値切りますし、販売店での値引きや安売りも状態化しているので、それらに耐えられるよう多少高めに設定しておくものです。見積もりも同様ですし、どうしても勉強してと言われてしまいます。

    また、何かを調べなければならない時も、やや突っ込んで詳しく調べておく事をします。なぜなら、必要な事だけでは質問された場合、答えにすぐ詰まる恐れがあるからです。

    つまり、何かを設定したり、調べたりする時には必要な分だけをすれば事足りるのではなく、少し余裕を持つことが大事ということなのでしょう。

    支障のない範囲でということが条件ですが、度が過ぎてもいけませんし、ギリギリでも当然いけません。

    気持ちも同じで、いつも遊び心やゆとり、余裕があると気が楽で物事にうまく対処出来ますので、私はいつも遊びを心掛けています。そうすれば、いわゆる想定外の事態にも遭遇しても対応が出来て安心だからです。

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    利き脳はどっち?

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  • 皆さん、いきなりですが指を組んでみてください。どちらの指が下になっていますか?次に、腕を組んでみてください。腕と右、左右逆の人もいるかもしれません。

    さて、これで分かるのはあなたの「利き脳」です。指を組んだ時に下に来た方がインプットの利き脳、腕を組んだ時下に来た方がアウトプットの利き脳だそうです。

    インプット、すなわち目や耳で見聞きした情報を頭に入れ込む時、例えばものを見つけたり探したりする時に働く脳と、アウトプット、すなわち取り込んだ情報を脳で処理して言語や行動で表す、例えばものを収納スペースに戻すときに働く脳がこれで分かりました。

    知っている方も多いかもしれませんが左脳は論理的な思考を、右脳は感覚的な思考をします。

    例えば、インプットもアウトプットも右脳の方は、ひらめきで行動するので、元にあった場所に戻すのも苦手。使うものはすぐ取れるとこに、片ずけは色分けなどの視覚的支援をすると良しとされています。

    どちらも左脳の人は、物事を細かく考えコツコツ真面目なタイプなので、従来の片ずけ方が一番向いています。ラベリングや、リストでの管理が得意です。

    他にもインプットが右、アウトプットが左のタイプ、その逆のタイプ、それぞれに合った片ずけ方法があります。そこに該当される方は、今とっても気になっているかもしれませんが、残念ながら時間がありませんので、ご自分で調べてみてください。

    「利き脳」「片ずけ」などと検索すると出てくるかと思います。

    このオフィスは机の上が綺麗な方が多いように見受けられますが、引き出しの中はどうでしょう?棚の中は?職場ではなくても、ご自分の部屋はどうでしょうか。

    いざ必要な書類がすぐに準備できない!彼女を部屋に招きたいけど、部屋が汚い!!なんて経験をしたのは僕だけではないはずです。

    ビジネスマンが探し物に費やす時間は、なんと年間150時間にもなると言われています。1日8時間労働として換算すると約19日。この探し物の時間を減らすだけでも仕事の効率化に繋がりそうですね。

    皆さんも、自分に合った片ずけ術を身につけることで、仕事の効率化、そしてプライベートの充実につなげてみてはいかがでしょうか。

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    1回の質を良くするか、多くのことをこなすべきか

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  • 人に認めてもらうためには「1回の質を良くするか、多くのことをこなすべきか」

    人は人生の中で多くのことを学び、そして成していきます。
    しかし、そのすべてが認められているわけではありません。

    当然のことですが、悲しいながらも現実のことで、一個の結果を出すためにたくさんの努力をしても
    周囲には一個のことでしか認めてもらえず、少し不満ながらも受け入れていくしかないのです。

    これだけでは自分の解釈も混じってしまうのでう分かりづらいと思いますから、もっと身近な例をあげます。

    これまで有名になってきた俳優さん、女優さん、そして数々の書籍、漫画、著名人
    その全てのことにあてはまります。

    あなたは超有名人の人の功績をどれぐらい一つにつき思い出すことができますか?
    せいぜい2、3個ぐらいなものでしょう。
    あの俳優さんはあのドラマが良かったよね~とか。あの映画はあのシーンが最高だったわ、とか。

    所詮人なんてそんなものです。が、かく絶望しかけるその真実は裏を返せば新たな可能性を
    秘めているのです。

    人に2、3個しか認めてもらえないのであれば、1つ1つに熱をいれて1個、1個をでかくしていけばいいのです。

    人に2、3個しか認めてもらえないのであればたくさんのことを成しても褒めてはもらえど認めてはもらえないでしょう。
    これでは意味がありません。なにもなしていないのと同じです。

    1つ1つを大きくすることにこそ意味があるのです。

    しかし、どうしても人間というのは成果がでないと不安になるものです。
    実際あなた達が今までこのやり方できたのは、精神的に安心したいという思いがあるからでしょう。
    でもそれになんの意味があるというのでしょうか。

    もう一度考え直してみませんか?あなたの努力の仕方。

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    多くの皆様に、より良い提案をするために

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  • 仕事上で必要とされるスタンスにロジカルシンキング<論理的思考>とクリティカルシンキング<批判的思考>あることはご存知のことと思います。
    論理的思考と批判的思考は物事を予測し、効率的・合理的に進めるうえで必要不可欠な要素と言われています。

    多くの経験や情報があるからこそ、仕事上で問題が発生しやすい部分を予見して事前に対策を立てて失敗を回避することができるでしょう。
    実際、皆さんも1つか2つ程度は大事に至らずに済んだ案件を経験しているはずです。

    その他にもこれらのスタンスが必要とされる場面はたくさんあります。

    例えば、とある会社の事務への発注では、記入ミスをしやすい発注書を長年使用していたそうです。
    記入内容に誤りがある時は、担当の事務員が手作業で修正をしていたため二度手間になることが多かった上、他の部署の職員がしょっちゅう記入方法について確認に来ていたこともあり、多忙な職員達への労力が無視できない状況になっていました。

    事務員は「なんでこんな簡単なこともできないのだろう」と他部署の職員を、他部署の職員は「なんでこんなまどろっこしい書き方をせにゃならんのか」と、互いに不満をため続け、人間関係がぎくしゃくしていったそうです。

    そんな状況にメスを入れたのは新しく赴任してきた一人の男性でした。
    「発注書自体を変えたら、もっとスムーズに仕事ができるのではないか。」
    結果、新しい発注書のおかげで仕事も人間関係も円滑に進むようになったそうです。

    この事例での問題点は、事務員も他の職員も、他人の出来る出来ないに意識をとられすぎたために根本的に発注書の仕様に問題があることに気づかなかったことです。

    赴任してきた男性は各々の部署の言い分は尤もだと思いつつも、本当に問題はその事だけなのだろうかと批判的にとらえ、他に原因がないのだろうかと論理的に状況を把握した結果、この問題を解決することができました。

    皆さんも一度、長年の慣習だからと続けていることについて疑問を持ってみてください。
    もし、改善することで組織の利益になることが予想できるなら、臆せず提案してみてください。

    それはあなた達職員一人ひとりだけでなく、より多くのお客様もまた快適に過ごせる手助けになるかもしれません。

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    5S(整理・整頓・清掃・清潔・躾)について説明します

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  • 5Sとよく言いますが、単なる掃除のことではありません。5Sの内容と実施の仕方についてお話します。

    5Sは整理・整頓・清掃・清潔・躾の最初の頭文字のSを取って5Sと呼ばれています。もっとも重要なのは整理・整頓ですが、多くの人はその本当の意味を良く理解していません。今日は、5Sの意味と実施の仕方についてお話したいと思います。5Sは会社の利益につながることですので、話を聞いてください。

    まず、整理とは必要な物と不要な物を区別して、不要な物は即刻捨てることをいいます。整頓とは残った必要な物を、すぐに取り出せるように置き場所を決めたり、重要度の高いものから順番に並べること。そして一目でわかるように表示をすることです。無駄なものがあるとスペースが必要ですし、必要な物を取り出そうと思ってもすぐに取り出さない場合があります。整理整頓をすれば、無駄なスペースもなくなり、取り出す手間も省けるのです。

    清掃は、必要なものが汚れていては役にたたないし、見た目も悪いですよね。ほこりや異物は品質にも影響します。常に仕事場は綺麗にしましょう。

    清潔は、特に自分の身の回りを清潔にしましょう。大勢の人が風邪やインフルエンザで休んでしまったら大変です。

    躾は整理・整頓・清掃・清潔のくせをつけるて、習慣にすることです。すべてが一回限りで終わってしまっては意味がありません。継続して行うことが重要で、常に忘れずに整理・整頓・清掃・清潔を行いましょう。

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    略語からわかるコミュニケーションの簡略化について

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  •  時代が進むごとに、コミュニケーションはどんどん簡略化されていますよね。簡略化の代表的な例を挙げるなら、略語の多用がまさにそうだと思いませんか?

     普段はあまり意識していないかもしれませんが、略語は日常会話の中にあふれていますよね。ビジネスで使う言葉の中にも略語は多く、パーソナルコンピュータはパソコン、なるべく早くはなる早、リスケジュールはリスケなど挙げ出したらキリがありません。

     また、ビジネスで使う言葉以外でも、ファミリーレストランはファミレス、マスキングテープのことをマステ、地上波デジタル放送は地デジなど、老若男女を問わずいろいろな略語があふれています。

     ただ、まだこれらの言葉はわかりやすく略していますから納得して使える言葉ですが、10代が使うような若者言葉となると聞いただけでは何のことかわからないような略語も数多く存在しますよね。

     たとえばSNSなどを中心にマジ?を略してマ?というのですから、驚きですよね。略すにしても、これはなかなか斬新です。ここまできたら、法則性や推測では通じにくいです。つまり、知っているか知らないかの差だけです。

     さらに、今はLINEのスタンプによるコミュニケーションが当たり前になっていますから、そもそも言葉を使わないコミュニケーションも珍しくありません。効率化といえばそれまでですが、ちょっと寂しい気もしますね。ただ、ビジネスではさすがにわかりにくい略語を多用するわけにもいかないですから、正しい言葉をできるだけ使ってコミュニケーションしないといけないですね。

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    仕事は「3歩進んで2歩下がる」と良いということ

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  • 「3歩進んで2歩下がる」とは水前寺清子さんの歌のフレーズで皆さん良くご存じだと思います。

    意味は申し上げるまでもなく、結果差し引き1歩の前進ということですが、人生は長いのでゆっくり歩こうよということなのでしょう。

    仕事では3歩進むとは、一生懸命に残業もして仕事をこなす事とも考えられます。頑張って体もこき使い、頭もフル回転になります。

    2歩下がるとは、からだを休めるためにリフレッシュ休暇を取り頭も休める事でしょう。

    3歩行けば良いものをそれ以上の5歩や10歩も進んでしまうとこれは問題で、身体も精神もだめになる恐れがあります。

    体や精神を病んで、逆に5歩10歩と後退してしまうと何にもなりません。

    目標はとにかく遅くても確実に前進をすることです。

    登山家は頂上目前でも無理をしません。途中で下山を決断し、また後日再挑戦をすれば良いと考えます。この無理をしないということは仕事でも言える事で、無理が逆に仕事の停滞やミスを生む事になるのです。

    しかし、人間は3歩以上進む事が好きなのか、アスリートや関取で怪我をして休む人がなんと多いことでしょう。周りの事情がそのようにさせるのでしょうが、本人はもっと自分を大事にしませんと、5歩10歩と後退してしまう結果になります。

    自分に合った仕事を適量休みながらこなしていくことは、能率が上がらないように思えますが、結局は会社のためになる事で、私はこのような考えで自己管理をして仕事に取組みたいと思っています。

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    腹八分目で頑張るということ

  • 追加
  • 何事も腹八分目が良いというのはよく言われることですが、こと仕事になると、全力投球せよという風潮が多いです。

    しかしながら、常に全力投球をするというのは、かえって非効率だといえるのではないでしょうか。

    もう少し頑張れそうだな、と思うところでやめておく、それがどういう意味を持つのかというと、不測の事態に対応することができるというメリットがあるのです。

    いつも百パーセントの力を出し切っている、というのは聞こえは良いですが、それはつまり、その仕事以外の仕事はできない状態になっているということでもあります。
    しかしながら、業務というのは流動的な側面があり、いつ何があるかおかしくないのです。

    突然の顧客からの相談があるかもしれませんし、上司からやって欲しい仕事があると依頼を受けることもあるかもしれません。そんな時、自分がヘトヘトになって消耗していると、それらの用事ができないことがあるのです。

    チャンスの女神には後ろ髪がないと言われます。顧客からの相談や上司からの提案がきっかけになって、あとで大きなウェーブに繋がることもあるかもしれませんから、チャンスはつかめる時に掴んで置かなくてはいけないのめす。

    そのためには、不測の事態に備えておけるエネルギーは持っておいたほうがいいのです。

    私自身、そうした、2割の余裕でもって顧客の信頼を得、また、新しい仕事にチャレンジしようという気力も持ち続けられています。
    体験もふまえ、ぜひとも、余裕のあるスケジュール管理をしていきたいと思います。

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