皆さんは、常日頃からメールを作成して取引先に送信してると思います。その際に、テンプレートを使用してますか。

なぜ、この話をするのかと言うと統計データによると一度のメールにかかる時間が平均5分半かかります。一日の送信数は、平均11本となります。この数字から、一日のメールにかける時間は1時間近くなります。

意外に使ってることがわかりますよね。それをテンプレートを使用して短縮しませんか。テンプレートを使用する事で、40%カットできると言われます。今の時間が、20分カットされると大きくないですか？早めの帰宅も可能、他の仕事への割り振りもできます。

メリットに関しては，時間短縮だけでありません。複数紹介しますので、是非参考にしてください。

誤字脱字を減らせる、ベタ打ちをするとどうしても誤字脱字が生じます。すると、作成完了してから一度全文目を通すことになります。しかし、テンプレートを使う事で必要な箇所のみで済みます。誤字脱字は相手への心象問題もあるので、事前に防ぎたいです。

メールの質が均一化される、ベタ打ちするとどうしても過去に似たような内容で送信しても誤差が出ると思います。その誤差で受け手への捉え方も変わってきます。質を均一化させる効果もあります。

メリットを２つ挙げましたが、当然デメリットもあります。機械的なメールになってしまう、メールの質が向上しないの2点です。

テンプレートを多用する事で、同じ間受け手ばかりだと機械的に感じる恐れもあります。それを防ぐために、少しオリジナルな一文を入れます。

メールの質が向上しない、繰り返し使うのが何が良くて悪いか見直す機会が減ります。ベタ打ちして失敗する事で学ぶものもあります。ですから、適度なタイミングでテンプレートを見直す必要があります。営業であれば、宣伝メールの波及度合い含め。

まとめとなりますが、メールのテンプレートを駆使しましょう。そうする事で残業も減らせて早く帰れるかもしれません。自身の質も向上するきっかけになります。