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仕事の優先順位の付け方は、大好きな囲碁の戦略を参考にしたら上手くいくようになった

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  • 皆さんのご指導のおかげで、大分こちらでの業務にも慣れてきました。いつも有難うございます。作業の進め方はもうすっかり頭に入りまして、あまり戸惑うこともなく処理できるようになってきたと思います。

    今、一番困っていること、と言いますか、改善したいと思っていることが、仕事内容の優先順位を付けるということです。

    その理由ですが、先日、先輩からランチの時に「作業自体に問題はないのだけど、もっと早く終わると思うよ。早く終われば、この部署は残業をなるべくしないようにという雰囲気だから早く帰れるし自分の時間をたくさんもてる良い部署だよ。」という話をして頂いて、その日の午後、グループの他の皆さんの仕事の仕上がり具合が、私と大分違うということに気がついたからです。

    先輩の皆さんは、退社時間前には明日の仕事のスケジュール組みまで終わらせていることにも気がつきました。

    まだ、目の前の仕事をこなすだけしか余裕がないのかなと思い、それからは仕事全体に目を向けることを意識してすることにしてみました。

    その時に役に立ったのが囲碁をしていた経験です。囲碁というとあまり女性でやっている人はいないイメージですが、実は私は父の影響もありまして小学生の時から囲碁を楽しんでいました。

    囲碁はご存じの方も多いと思いますが、いろいろな個所の攻防に対処しながらも、盤全体に目を向けて、全体を自分に有利な方向に持っていくという戦略が必要です。今までの私は、一か所の攻防にしか目を向けていなかったんだと気がつきました。

    そして、全体を見るということも、自分の仕事の範囲での全体しか考えていなかったので、業務の優先順位が立てられなかったんです。私にとってはどれもこれも大切な業務なので、一体どれがより重要かわからなかったんですよね。

    でもそうではなくて、グループ全体の動きに目をやると、今ここで私が処理をしていた方が良いものが見えてきました。これを私が済ませると他の方が動きやすくなったり、新しい作業に取り掛かれる、といったことが体感できるようになってきたのです。

    ランチの時など、先輩の皆さんからいろいろと教えて頂けて、本当に感謝しています。来年度、新しい社員が入ってきた際には、私もその方が早く業務に慣れるように、目を配れる仕事の早い人になりたいと思います。

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    始業開始前におすすめします

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  • 私は毎日の仕事終りに、デスクの上を片付けてから帰宅することにしています。

    恐らく、多くの人がそのような習慣をお持ちだと思います。
    大事な書類は然るべき場所に納め、他の人が見ても見苦しくないように整えておくのです。

    更に、出社するとデスクの整理整頓から始めるようにしています。
    場合によってはデスクの上を拭いて、きれいにします。
    そして、デスクの上や中に不要なものが見付かれば処分し、しばらく保管を要すると感じればファイルします。
    特に重要と感じたら、改めて手帳に書き写しておいたり、ポストイットに書き直して目立つところに貼り付けておくのです。
    これらをひと通り済ませてから、椅子に座って仕事を開始します。

    もしかすると、仕事終わりに片付けて、翌朝に再度同じようなことをするのは無駄だと感じる人もいるかもしれません。
    でも、この作業を行うことで、昨日までの進捗状況を思い出すことが出来ます。
    また、当日に行うべき作業の優先順位を考え、やるべきことを明確にすることは、その日の作業効率の向上に役立っていると思うのです。

    デスクが片付いていると、あれこれと探し物をする時間はなくなり、やるべきことに集中しやすくなります。
    実は、これは私自身が学生時代に学んだことなのです。
    あれこれと手に届く環境は一見便利なようですが、集中したい時には不向きであると気付きました。
    それ以来、整理整頓は欠かせないルーティンとなった経緯があります。

    時間が惜しいと感じるかもしれませんが、朝一番の整理整頓をおすすめします。
    是非、試してみてください。

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    中々片付かず不満を漏らす前に出来る工夫を

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  • お早うございます。○○です。

    先週よりこの部署内での整理整頓週間もスタートし、取捨に困る書類や工作室における工具・冶具類の選別に困っている人もたくさんいるかと思います。ですがまだ整理整頓週間はスタートしたばかりです。まだ期日までに2週間はありますので、出来ればマイペースでミスの無い様、また機密処理等のコンプライアンス違反の無い様各自宜しくお願いします。

    さて私事なのですが、年の瀬も押し迫ってきた事もあり近隣のホームセンターに大掃除の用具をまとめて購入に行った時の事です。通常の販売棚の他に新しく、急遽作られた正月飾りやクリスマス飾り専用の販売コーナーと展示棚が設けられていました。

    特別それらを買う予定も無かったのですが、その棚がちょうど営業終了時にはシャッターで閉じられてしまう店舗の入り口に跨いで作られていたのです。仕事柄どうしても気になって近くの販売スタッフに聞いて見たところ、日々このコーナーは手作業で完全に解体し店内に片付けてしまうとの事。ですが開店時の設営や閉店時の解体でも手間が掛からぬ様、店舗自作のワンタッチで組立・収納が可能な棚を使用している他、経験の浅いアルバイト店員でもスムーズに組立・解体作業が行える様専用のマニュアルまで備えられているとの事でした。

    ただでさえ手狭な販売スペースを出来る限り有効活用した上、それによって生じる各種の負担を同時に軽減出来る様な工夫と心配りに大変感心したのです。

    これはあくまで一つの例ですが、無駄と労力を要さない利便性に対する工夫あるいはギミック作りの努力や心掛けは、私達でも十分参考に出来るのではないかと思い、お話しました。皆さんも身の回りに中々片付かずストレスの溜まる箇所があるのなら自暴自棄になり放っておく事はせず、如何にしたらそれらの不便が解消するか、他者との協力も考えながら、冷静になってじっくり考えて頂ければと思います。

    長くなりましたが以上で終わらせて頂きます。

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    製造業に於ける「こんな事まで?」な変化点管理

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  • 製造業の品質管理に於いて、重要な管理項目の1つが変化点管理です。

    1つの製品を製造するする工程に与える変化、例えば修理も含めて金型が変わったり、製造に使うツールが変わる、作業に当たる人が変わる、工程の順番が変わるなどといった変化点が生じた場合に、その変化によって製品の品質に変化が無いかを確認し、いつから変わったかなどを記録しておくことで、万一不具合が発生した際にその対象範囲を特定することにも繋がるものです。

    変化点管理を初物管理と呼ぶ場合もあります。自動車関連企業では、初物管理の方が良く使われるかもしれません。

    ある自動車部品メーカーであった、面白い事例があります。

    そのメーカーでは製造ラインに携わる作業者に変更があった場合にも、変化点管理を確実に行われていたそうです。ある時、それまで最終検査で検出される工程内不具合が2~3%だったものが、急に連日のように20~30%に上昇してしまったそうです。

    問題視した品質管理部門が変化点を遡りましたが、工程の順番も、それぞれに携わっている作業者も検査員にも変化点が無かったそうです。実際に製造現場へ足を運び確認しましたが、作業方法などにも特に問題が見当たりません。でも、全体を良く見渡すと検査員のスタッフが以前は掛けていなかったメガネを掛けていることに気が付いたそうです。

    スタッフに話しを聞くと、最近老眼が進んできたので良い検査が出来るように老眼鏡を掛けるようになったとのことで、今まで見えていなかった製品の細かな傷などが気になってしまい外観不良品として、検出するものが多くなってしまったとのことでした。

    この場合、検査員が老眼鏡を掛けたことが、意外にも大きな変化点になってしまったのです。

    意外なところに変化点があった事例ではありますが、製造業に於いては変化点管理が如何に重要な管理項目なのかを表したものだと感じました。

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    集中力を高めるための10分休憩のススメ

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  • 人間の集中力は、1時間から2時間で一旦切れてしまうそうです。

    それ以上の時間は、頭の回転が悪くなってくるので、仕事の効率もダウンすると言われています。
    また、遅くまでの残業も、判断力や集中力の観点から見ると、あまりオススメできないものだそうです。
    もし、どうしても仕事が追いつかない場合は、定時を過ぎてからの残業ではなく、朝早く出社して仕事をした方がはかどるようです。

    とは言っても、実際仕事中に、休憩を取ったり、残業をしないで効率よく仕事をするのはなかなか大変です。
    仕事は毎日、川の流れのようにどんどん流れてきます。
    そんな中で、無理をして休むことなく頑張ってしまうと、仕事の効率はどんどん悪くなりますし、いつか倒れてしまうかもしれません。

    そこで、1時間や1時間半くらいを目安に、10分程度の休憩を入れることをオススメします。
    10分あれば、タバコを1本吸えますし、トイレの個室に入って瞑想をしたり、仮眠を取ることだって可能です。
    ちょっと社外に出てリフレッシュするのも良いでしょう。

    一度気分転換をすれば、脳はまた元気になります。
    もちろん、心もリフレッシュできるでしょう。
    10分が無理ならば、5分でも1分でも良いのです。
    とにかく、インターバルを入れることが大事なのです。
    例えて言うならば、F1でピットインするような感覚です。
    定期的に自分のメンテナンスをしていれば、また頑張るぞ!と仕事への士気も上がるでしょう。

    それでも、気が付くと2時間や3時間ぶっ通しで仕事をしてしまうという人は、携帯やスマホのタイマーをかけて強制的に自分を休ませてあげる習慣をつけましょう。
    休むことは悪いことではなく、むしろ良いことです。
    休むことも仕事の一つと考えられれば、1日頑張れるのではないでしょうか。

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    タスクについて

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  • 皆さん、おはようございます。
    今朝はタスクについてのお話をさせて頂きます。

    私達、普通に生活している社会人は、いくつかの「タスク」を抱えています。

    例えば、
    「会議プログラムを書きあげる」とか、
    「ラフデザインをレビューしてもらう」など。
    家庭におきましても、
    「子供の授業参観に行く」とか、
    「夏休みの旅行プランを考える」など。

    ここで言う「タスク」とは、「しなければならない事」の意味です。(「ToDo」なわけです)

    沢山「溜め込む」人も居れば、 一切「溜め込まない」人も居ます。
    締切が近い「タスク」を順序良く「こなす」社員も居れば、 締切が近くなった「タスク」を「忘れてしまう」社員も居ます。
    しかし、どうしても「タスク」は、1つ1つをキチンと処理しなければなりません。世界中の「タスク」が可視化されれば、改善されることも随分ありましょう。

    タスクは社員1人1人の視点で自分の担当する工程に発生した「タスク」を、その締切までに処理すれば良いわけです。 (ワークフロー製品によって、「マイタスク」と呼んだり、「ToDo」と呼んだり、「受信箱」と呼んだり、「トレイ」と呼んだり、様々です)

    全社総合的な視点で見れば、どの工程の「タスク処理」に時間を取られがちなのか、あるいは担当者人数が足りないのか、などが議論されます。

    ここで言う『工程』の事を、たまに「タスク」と呼称します。
    例えば、「この業務プロセスは、5つのタスクで構成されます」と言う風な。
    世の中には専門用語と一般用語が合致しないケースは少なくない。
    業務プロセスをモデリングする(BPMN)の世界では、

    ●しなければならない事と
    ●業務プロセスの中の工程

    このどちらもが「タスク」なのです。

    ワークフローにも「タスク」という概念があります。
    例えば、 部長が「メンバーから申請が回ってきたから、承認する」とか、 管理部が「部長に承認された休暇申請を、
    台帳に記入して有給残数を通知する」とかですね。

    一般用語としての「タスク」と全く同じで、これも「しなければならない事」ですが、
    複数の人に連鎖的に「タスク」が発生する場合、各工程で発生した「タスク」は、担当部署の担当者によって処理されます。

    「工程]」の意味で「タスク」という言葉を多用しないでくださいね。
    特に普通の一般人の方には、きちんと 「工程」 と言って下さい。
    あるいは 「ステップ」 とか 「○番目の処理工程」 という風に。
    「自動処理工程」とか 「データ送信工程」 と仰ってください。

    タスクについての概括でした。今日も1日がんばりましょう。

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    定期的に喚起をしてリフレッシュ

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  • 日本人の良き習慣として、朝起きたらまず窓を開けて、新鮮な空気を取り入れるというものがあります。

    実際私も、自宅で毎日実行していますが、確かに気持ちが良いものです。
    窓を開けないでいると、気がつかないうちに部屋の空気は濁ってしまいますし、体の調子にも影響を与えます。
    そのため、朝起きてすぐに喚起をすること、そして太陽の光を浴びることはとても大事だと思います。

    仕事場では、同僚も同じ部屋にいるので、喚起をしたくても遠慮してしまって勝手に空気の入れ替えをすることができません。
    ただ、仕事場こそ喚起が必要だと思うのです。
    自宅よりも人数は多いですから、酸素も薄くなるはずです。
    新鮮な空気が入らないと、眠気を催すこともありますから、できれば定期的に喚起した方が良いと思います。

    例えば、朝出勤した時や午前10時、お昼時、午後3時あたりが休憩時間と重なるのでタイミングとしては良いでしょう。
    喚起することを習慣にしてしまえば、遠慮することなく空気の入れ替えができますし、気分転換にもなります。
    特に昼食後は、お弁当の臭いが充満しますし、一番眠たくなる時間でもあります。
    5分でも良いので、窓を開けて新鮮な空気を入れるようにすれば、きっと心もリフレッシュできるはずです。

    ちなみに、観葉植物を置いたり、ガムを噛むことも気分転換には良いようです。
    植物は癒し効果もありますし、嫌な空気を吸ってくれるのだそうです。
    ガムは、噛むことでセロトニンを活性化させるので、気分が落ち込みにくくなると聞いたことがあります。

    どうせ仕事をやるなら、気持ち良くやりたいものです。
    そのためにも、このようなリフレッシュ法を試してみるのも良いのではないでしょうか。

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    業務の効率化のための事前準備

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  • 業務を効率よく遂行するためには事前の準備が必要です。

    何にも考えずにすぐに着手して、バタバタ!と片づけて、何も後で問題が無ければいいのですが。
    その遂行した業務内容に問題があって、後でやり直すことになったりすると、会社にとっては損失が発生します。

    会社の業務は100%問題なく遂行されることを前提として、計画が立てられれています。
    しかもその業務が効率よく100%の完成度で遂行されれば、会社にとっては利益が発生します。

    したがって会社にとっての効率化は、利益を生み出す重要な要素になっています。
    では、業務の効率化を行うためには、どのようなことが必要なのでしょうか?

    新人もベテランも男も女も関係なく共通して言えることは、業務を遂行するまえの事前準備が最も重要な要素になります。

    その事前準備は具体的に何かというと、「整理」です。

    整理には「頭の整理」「デスクの整理」「書類の整理」「情報の整理」「連絡の整理」の5つの整理があります。
    「頭の整理」とは、業務を着手する前に、どのように実施すれば潤滑に効率よく行えるかをイメージすることです。

    「デスクの整理」とは、日常の業務を効率よく遂行しやすいように、常時、デスク周りや書類・情報を整理しておくことです。

    「書類の整理」とは、その業務遂行に必要と思われる書類を、着手の前に取り揃えておくことです。
    「情報の整理」とは、その業務遂行に必要と思われる情報を、着手の前に取り揃えておくことです。
    「連絡の整理」とは、その業務遂行に必要と思われる関係部署への連絡を、着手の前に済ませておくことです。

    以上の整理が事前準備としてなされていると、業務が停滞したり無駄な時間が発生することなく効率よく進められます。

    しかもこの効果は、個人のスキルが高い低いに関係なく平等に結果として現れます。

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    小学校バザーでみた会長ママさんの仕事ぶりに学んだこと

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  • この間、娘の小学校で保護者主催のバザーがありました。正直言って、私のように仕事を持っている母親にとっては、持ち回りの役員をお引き受けするのはとても負担があります。

    かといって、長年通例として役員は持ち回りで子どもが在学中は1回はすることになっていますので、逃げ回っているといろいろ言われるんじゃないかという不安感もあります。それで、今年度に役員を引き受けてノルマを果たしておこうと思い、お引き受けしています。

    ラッキーなことに、今年度の会長さんは専業主婦ではあるのですが、出産前は相当忙しい仕事をされていたそうで、社会で働くっていうことが良く分かっている方でした。この方の仕事の采配がとても素晴らしいのです。専業主婦と、私たち兼業のお母さんたちが絶対に対立しないように上手に仕事を割り振られます。

    着任当初の会議で、「仕事の割り振りは会長の専権事項です。もし割り振られた仕事に不満がある場合は、申し立てを3日以内にしてください。期限は必ず守ること。」を言い渡されていました。

    専業チームと兼業チームを緩やかに分けて、一つの行事にそれぞれ仕事を細分化したうえで渡し、しかも調整役を創設して、専業チームには兼業さんを、兼業チームには専業ママの調整役をつけています。人選も的確です。また、チーム間の移動は個々人で交渉可能なので人の流れも流動的で煮詰まりません。

    たかが小学校でのバザーですが、人が集まる行事でこれほど保護者の間でもめごとや文句のでない仕切りはみたことがありません。私たちの部署は人を扱うところです。「こういうカテゴリーの人たち」という大きなくくりだけでなく、個々の適性を良く見つつ、全体を俯瞰する力も必要ですよね。

    今回この会長の仕事ぶりを傍から見せてもらい、その手法の効果を体験できました。一歩下がって全体を見ることで、個々の動きも良く分かってくるものなのですね。これは早速仕事に生かしたいと思います。”

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    計画の意味と期中修正の重要性について

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  • 計画は目標を達成するために最初に行う仕事です。
    計画を作成する目的は、その仕事の目標である①量、②質、③スケジュール、④費用を明確にすることです。

    ①量とは、誰でもわかる客観的な数字で示されるもので、達成したか達成してないかを明確にするものです。

    ②質とは、達成の質の期待レベルであり、質だけの目標では抽象的になり、達成の度合いが不明確な場合があります。

    ③スケジュールとは、達成までの期間を示すものであり、必ず期中で確認を取る時期が必要です。

    計画の本来の意味は目標達成の指針を示すことであり、ただ計画通りに実行することが目的ではありません。
    計画は達成可能な状況で進捗しているのかの、期中確認のツールだと考えていいといます。

    何事もなく計画通りに実行できればそれでいいのですが、計画通りにいかない場合も多くあります。
    期中で目標の達成がこのままだと不可能だと判断したら、その目標を修正すべきです。

    一番やってはいけないことは、目標達成が不可能と想定されるのに、計画通りのスケジュールで実行し、計画通りの費用を使うことです。

    期中確認で計画通りにいってない場合は、それを修正してでも達成しようとする努力をしなければなりません。
    計画通りにいかない場合の臨機応変な対応と修正は、その後の経験蓄積とスキルアップにつながります。

    そして、次の計画への精度アップにつなげていかなければなりません。
    ある意味では、「計画とは、達成するための期中修正の指針として作成する」と言っても過言ではないと思います。

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    陸上部マネージャー時代の経験を生かして、サポート業務をがんばります

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  • 皆さんおはようございます。
    私は庶務を担当してやっとこれで2年目になります。
    皆さんの温かいご指導があって、なんとかここまで仕事を続けることができています。
    有難うございます。
    今日は、日ごろ私が庶務としてどんな気持ちで業務をしているのか、どういうところを工夫しているかなどお話したいと思います。

    庶務という仕事は皆さんのお仕事が滞りなく進むようにサポートすることが大切かなと思っています。
    学生時代に陸上部のマネージャーをしていた経験を日々の業務に生かすように心がけています。
    私は高校生までは自分が陸上の選手でした。
    長距離が得意で、逆に短距離をとても苦手としていました。
    大学に入ってからも陸上を続けたかったのですが、膝を故障してしまって選手としては活動するのが難しくなりました。
    競技として走ることができなくなるのはとても辛い経験でしたが、大好きな陸上にどうしても関わりたい気持ちを捨て切れず、マネージャーになることにしました。

    マネージャーになってみて、競技全般や選手のコンディションに注意するのは当然なのですが、他の部活の子から「陸上部って厳しそうだけど、部員は楽しそうだね。
    仲が好さそう。」と言われるのがとても嬉しかったのを覚えています。
    実際、チームの雰囲気が良くなると、個人競技でもそれぞれがすごい活躍をみせました。

    今のこの営業部も、他の部署の方から「いい雰囲気の部署だね。」と言われるように、皆さんのお仕事がやりやすくなるようなサポートをしていきたいと思います。
    宜しくお願いします。

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    迷うことで生じる問題

  • 追加
  • マンガの話で申し訳ないのですが、とあるマンガのワンシーンで、主人公が結構あっさりと敵に負けてしまうんですね。
    その後二度目の対戦で見事にリベンジを果たすんですが、それはもっと強くなるために修行したとか、強い武器を手に入れたとかじゃなくて、一度目は倒すべきかどうか迷っていて、力を出し切ることができなかったんですね。

    これはマンガだけでなく、あらゆる場面で言えることだと思います。
    どうすればいいのか分からない、けど仕事を進めないといけない。
    AとB、どちらの道具を選べば仕事がはかどるのか、普段の仕事でもあると思います。

    迷いながらも仕事を進めることで人間は成長していくと思いますが、効率を優先させる場面もあると思います。
    分からない、でもやらないといけない。
    そんな時は遠慮せずに、どんどん仲間に頼ってください。
    そして頼られた方は、嫌な顔をせずに助けてあげる。
    アドバイスをする。

    知っていることを共有し、迷いをなくせば、仕事の効率は間違いなく上がります。
    先輩後輩、仲間同士助け合って、今日も一日張り切って頑張りましょう!

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    仕事のやる気を簡単に出すには

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  • おはようございます。
    連休があると十分に気分転換もできますが、問題は連休明けですね。
    急に仕事モードに切り替えるのは難しいと思います。
    そこで今日は仕事のやる気を簡単に出す方法について、話してみたいと思います。

    よく休みの日はすぐ過ぎてしまうのに、仕事のある日は時間が過ぎるのが遅いなんていうことを聞きます。
    決して仕事が嫌いなわけではないのに、なぜこう感じるのでしょう。
    私が思うには、仕事している時は緊張感が強いからではないかと思います。

    脳とは不思議なもので、想像していることと、実際の行動とを区別できない面があるそうです。
    だから実際に行動しなくても、想像しているだけで楽しくなれるのです。
    これを利用しない手はありません。

    休み明けなどにやる気が出ない時は、脳を楽しい方向に切り替えればいいということになります。
    実際には、一番いいのは次の休みのことを数分でもいいから考えることです。
    早くも計画を立てるのです。

    楽しいことを考えていくうち、楽しいという感情が出てきます。
    それによって、「さあ次の休みに向けて頑張ろう」という気持ちになってくるのです。

    休みの日はすぐに終わってしまうけど、またすぐにやって来ます。
    休みを楽しむために働くのだと思えば、やる気も出てくるのではないでしょうか。
    仕事にもいい影響を与えると思いますので、ぜひお試しください。

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