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有限と無限

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  • 今日は、皆様に有限と無限についてお話ししたいと思います。

    もし、「今から1時間あなたに差し上げます。その間、何をしようとあなたの自由です。」と言われたとします。
    あなたはその1時間で、何をしますか?

    1日24時間という時間は、私たち全ての人が、平等に与えられている時間です。
    その時間をどう振り分け、どう使うか。
    よく耳にする、「時間が足りない」「1日が24時間以上あれば…」という忙しい方々の言葉。
    忙しい日々に追われているのかもしれませんが、それは言い換えれば、時間を上手く使えていないということを公言しているようなものなのです。

    その時間を、いかに効率よく、有効に使うか。
    それは、その人の技量次第ではないでしょうか?

    時間は永遠にはありません。
    時間は無限ではありません。

    1時間でできることは何なのか。
    探せば無限にあるのです。

    有限の中に無限にがある。

    だからこそ、想像力を働かせ、この時間でどれだけのことが出来るのか、どこまで出来るのか、考えて行動するのです。

    限界はいつも自分で決めるものです。

    これ以上、できないと思えばできません。 
    絶対に出来るという強い信念さえあれば、不可能だと思えることを可能にすることだってできます。

    限られた時間を大切に、
    必ずしも自分のためではなく、誰かのために時間を使える人に私はなりたいです。
    自分を信じてチャレンジ精神を忘れずに、
    そして1分、1秒を大切に、無限の可能性をひきだして行きましょう。

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    仕事のミスが絶えなかった私を変えたのはチェックリストでした。

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  • 管理部署へ異動となり不慣れな事務業務に追われたまだまだ新人のあの頃、ちょっとしたミスが多く落ち込む毎日が続いていました。

    当時から伝票や契約書のチェックや作成、お客様への資料の用意にあいさつ文、見積書や請求書の作成にチェック、計算書、報告書など様々な事務処理にデータ管理や加工での経営分析と取り扱う業務は多岐に渡りました。

    その上に社内外の電話対応、クレーム処理と事務作業をしながらの応対などもミスの原因でもありました。それでもベテランの社員はこれらの業務をテキパキとこなし、慣れているとはいえ正確で的確な処理は見事で参考になる仕事ぶりであり、自分も早くそうなりたいと願っていたあの頃を思い出します。

    そんな悩みをかかえていた私に先輩がアドバイスをしてくださったのが、不定期で複雑な作業の仕事はチェックリストを作って、それに従って見直しミスを防ぐというミス防止策でした。

    このチェックリストがこの後の自分の仕事に大きく貢献したことは間違いありませんでした。

    私は自分の能力のなさを恥じて悩んでいましたが、問題は私の人間性ではなく行動にあったわけです。ミスをしてしまうプロセスこそ改善すべきで、見直しや確認、チェックが足りていなかったということが分かったのです。

    先輩のアドバイスの通りチェックリストを作ってみると、みるみるうちにミスが減りました。それは確認や要するにチェックするためのものだけではなく、これから行う仕事の手順、流れのマニュアルにもなり、これにそって仕事をすすめ、これにそってチェックを行う。

    こうしてチェックリストを手にした私は、私自身は何も変わらず行動を変えることができ、見事に課題を解消することができたというわけです。ご参考になればうれしくも思います。

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    仕事のできるコツについて

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  • 上手な仕事の進め方、時間の進め方についてお話ししたいと思います。

    皆さんは仕事をどのように進めていらっしゃいますか?優先順位のつけ方や、時間配分は人それぞれだと思います。
    では、よい時間の使い方、仕事の進め方とはどのような方法なのでしょうか。私は、仕事の細分化をおススメしたいと思います。

    何か一つの仕事をするとき、1つの仕事を一気に片付けようとする方法があります。
    後々に残さず、その場で処理ができるので一見よいやり方のように思えます。

    しかし、一気に仕事を片付けるやり方では、多くの時間が必要となる場合がほとんどです。まとまった時間を確保して仕事をしよう、となると「あとで時間を見つけて」と往々にして仕事が後回しになることが多いのではないでしょうか。時間は天から降ってくるものではありません、自分からつかむものです。しかし「後で時間のある時に・・・」という考え方で仕事を後ろに持っていく人は、時間を見つけることなどできません。仕事を後回しにして、結局締切直前にあせってやっつけ仕事になるだけです。そんな進め方では、よい結果をもたらすことはできません。

    そこで、ひとつの仕事を細分化することでまとまった時間の確保は必要がなくなります。

    たとえば1時間必要な仕事を4つに分けると、1回15分で済みます。さらに細分化して1仕事5分にしたら、ほんの空き時間でも確実に仕事を進められます。仕事をしているうえで5-10分のスキマが生じることがありますが、この時間を使って効率よく仕事を進められることができるのです。後回しにする必要はなくなります。

    ぜひ実践してみてください。

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    合理的に物事を考える国アメリカ

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  • ハワイ旅行に行ったときの話です。

    空港を降りて専用のバスに乗りました。日本とはちが広い土地に広い道路に圧倒されました。高速道路を走っているときにガイドの方が『中央分離帯を見てください』といったので見てみると、大型のトラクターのような車で中央分離帯が移動しているのです。ガイドの方の説明によると朝夕に交通量がかわるので、交通量の多い車線を増やして片方を減らしているというのです。

    市街地にはいると赤信号なのに交差点で右折しています。進行方向が日本と反対なので日本で言う左折と同じです。これもガイトさんが言うには、歩行者に注意して走行可能ということです。

    道路の車線が多いからという理由もありますが、なんという合理的な国だろうと感心しました。その後ロサンゼルスへ行った時は高速道路は片側6車線以上あり、中央分離帯移動は無かったですが、交差点は右折可能でした。

    道路交通に関してですがこの国の合理性には感心しました。またそれを実践する実行力も素晴らしいと思います。

    会社でも合理化は必要です。

    いままでこうだからとか、マニュアルがこうだからといって何もしないのではなく、常にこうしたほうが効率がいいとか、こうしたらどうかという考えることが必要だと思います。そしてその考えを実行する事がさらに重要です。仕事や作業の合理化や生産性の向上などは現場の人が一番よくわかっています。

    その現場の人が身近に感じることを改革してゆくことが会社全体の利益に繋がると思います。

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    1週間の卦は月曜日にあり、

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  •  一年の卦は元旦にあり、一日の卦は朝にあるといいます。

    すべてのことは始まりが大事なのはいうまでもありません。
    とすれば、1週間の卦は月曜日にあるといえます。

    つまり、この1週間、いかに有意義に過ごすか、いかに能率よく仕事などをこなすかは、この月曜日にかかっているといえるのではないでしょうか。

     確かに、そのとおりで、どのような仕事でも、とりあえずするという感じで無計画に進めてもうまくいくとは限りません。
    むしろ、そのような仕事の仕方は失敗する確率のほうが高いといえます。

    そこで、この月曜日の初めに、まず、この1週間の大まかな計画を立てるのです。

    そして、その計画に沿って、1週間を過ごす。
    もちろん、何事も計画どうりに進むというわけではありません。
    しかし、計画があればこそ、行動が少しわき道にずれても、それを自覚することができるのです。
    計画がまったくなければ、行動が方針とかなりずれても、それをなかなか自覚できません。
    つまり、無計画は失敗につながるのです。

     その計画、1週間の方針を作るのが月曜日と考えてよいのではないでしょうか。

    もちろん、月曜日の始まるときに、すでに1週間の計画ができていれば、申し分ないですけど、できていなければ、月曜日にすぐに仕事に取り掛かるのではなく、仕事に取り掛かる前に、この1週間の、およその計画を心の中で見直す必要があると思います。

     さて話は元に戻ります。
    一日の卦は朝にあるといいました。
    すると、1週間の卦は月曜日の朝にあるといえると思います。

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    働きバチの法則について

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  • みなさんご存知かと思いますが、働きバチの法則というものがありますね。働きバチの集団をよく観察すると、よく働くハチが8割、残りの2割はサボってばかりだと言います。

    ではそのよく働く8割のハチを取り出して巣を作らせてみると、驚いたことに先ほどまではみんなよく働いていたのに、今では働いているのは8割だけ、残りの2割はサボってしまっているというお話です。どんな集団を取り上げても、しっかり働く8割とサボってしまう2割、このように分かれるそうですね。これは人間にも同じことが言えるそうです。

    実はわたしはこの働きバチの法則を少し違ったように捉えています。
    私たちは人間ですから、サボろうとしても周りの目が気になったり、心の声が止めたりしますね。笑理性の力です。

    でも毎日ずっと100パーセントの力で働くというのも無理なはずです。休んで、気合を入れて、オンオフを切り替えながら働いていく、そのちょうどいいあんばいが8:2なのではないかとわたしは考えています。

    人間同士の関係でも同じことが言えます。どうしても体調がすぐれない日、家庭の事情でどうしても早く帰りたい日などがありますよね。そういったときに周りの人が、じゃあ今日はぼくがよく働くと、代わりにぼくが辛いときは助けてねと助け合えたらとても働きやすいですよね。

    私は365日全員が全員フルパワーで働く必要はないと考えています。リラックスする場面と頑張る場面、誰かが大変なときはお互い様、こういった精神で、のびのびと仕事をしていけたら良いではないでしょうか。

    今日から是非8:2の法則を意識してみてはいかがでしょうか。

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    夏休みの作文からも学習、仕事の大原則

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  • 8月といえば夏休みの時期です。
    特に児童・生徒や世帯に子供がいる大人には、このイメージも強いでしょう。

    夏休みといえば、小中学生は宿題で悩む時期でもあります。
    大人でも宿題の手伝いをさせられる人も多いでしょう。
    そんな宿題の一つに作文があります。
    作文は人により得意・不得意の差が大きいものでもあります。

    ですが当世では、なんと作文や文章作成の講座もあります。
    しかも大人向けの講座もあります。
    大人になってから、文章を書けるようになりたいと受講する人も多いそうです。
    ですが、そういった文章作成講座の先生はこう言います。

    「作文や文章作成は、決して難しいものではありません」

    決して特別なものではなく、むしろ誰でもできるそうです。
    現時点では苦手でも、簡単な練習で上達する人も多いそうです。
    そして先生はこう言います。

    「作文や文章作成ができる人は、次の2つが違います。
    一つは、自分が書ける題材について書いています。
    もう一つは、必要な知識か資料が揃っています」

    作文や文章作成というと、何か高度で特別な頭脳作業のイメージがあります。
    ですが実際は、必要なポイントを解れば殆ど誰でもできるそうです。

    この話は作文・文章作成に限らず、あらゆる仕事に通じるものがあります。
    仕事のできる人は、次の2点が違います。

    一つは、自分ができる作業を行っています。
    もう一つは、その作業に必要なものが手元・身近に揃っています。

    仕事ができないと悩んでいる人は、この2点を検討してみるとよいでしょう。
    そして仕事の際は、常にこの2点を確実にしましょう。

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    効率よく仕事をするために

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  • インバスケット、それは現在多くの大企業が活用しているトレーニング法であり
    架空の人物になりきって制限時間内により多くの案件を高い精度で正しく処理することを目標としたビジネスゲームです。

    元々アメリカ空軍で生まれたトレーニング法で、未処理箱に入っている案件を処理していくことを目的としていることからインバスケットと呼ばれているそうです。
    これは、結果よりも考え方が重視されていて例題では複数ある案件にたいしてどの様な優先順位をつけるか、どれだけ効率よく回せるかなどが問題となっています。

    言葉にすると当たり前のことに思えますが仕事では勿論、私生活の中でも要領の良さは必要とされています。
    もし、このインバスケット的考え方が身に付けばきっと仕事の作業時間も短縮できますし案件を掛け持ちしている状況でもパニックにならず、冷静に処理できるようになりかなり効率的です。

    時代によって仕事のやり方は変わっていきます。
    そしてそれを受け入れるには柔軟性が必要になってきます。
    ですが、それとは裏腹に経験を積めば積むほど慣れが応じてしまいやり方を変えるのは難しくなります。
    そうなると、求められるのは柔軟性です。
    インバスケットの問題は架空の人になりきると先程言いましたが、それは他の職業になりきったり、立場の違う人物になりきったりと様々です。

    仮に上の立場なら背負うものも違うし、思考回路も全く違うそう、思っていた私ですがインバスケットを続ける内、立場が違えど柔軟性があり、尚且つ効率的な考え方を出来ていればどれも同じなのだということを知りました。

    まだ未熟な私ですがトレーニングを継続し、効率よく仕事に取り組んでいきたいと思います。

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    目標を達成するために

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  • 大きな目標をたてて、さあやろうと思っているタイミングは誰でも張り切ると思います。

    ですが、そうやっているうちに、モチベーションが下がったり、目標を見失ったりすることも往々にしてありがちです。
    目標を見失わないためには、一定の期間で進捗や経過の確認が必要になります。
    そして、取り組みを達成するために、モチベーションを維持するにはどうすればいいかというのも大きなポイントになります。

    自分なりに上手くいくやり方があればいいのですが、そういうタスク管理はなかなか難しいものだと痛感しています。
    ここ最近、私が個人的に実践しているのは、自分で細かく軌道修正を加える方法です。

    まず、前提として目標は変えずに据え置きます。
    その中で、今週は「こういうことをやろう」とか、「こういうアプローチをしよう」というのを一週間で出来る範囲で考えます。
    そして、「そのために、今日のうちにこれをやろう」ということを、毎日仕事に入る前に付箋に書いて貼っておきます。

    古典的な方法かもしれませんが、意外に自分には合っているようで長続きしています。
    毎月、給料日前にお財布がピンチになるように、一ヶ月という期間はなかなか長いです。
    目標を見失ったり、士気が下がるのにはじゅうぶんな期間と言えるでしょう。

    一日一日を大切に積み重ねることの大切さは、なんとなく理解できます。
    一ヶ月というのがすごく区切りが良くて、意識しやすいタイミングではありますが、単位としては少し長すぎるのではないかと思います。
    ゴールへと着実に進むためには、一週間や一日の単位でこまめに成果を積み重ねるというのが鉄則のようです。

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    資料作成と情報の整理術

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  • 経済雑誌やビジネス誌では、ときどき「できる人のプレゼン資料」とか、「エクセル資料作成術」みたいな特集があったりします。

    ここ最近、ちょっとそういう物を見る機会が多くなってきなと思います。
    雑誌だけでなく、書籍なんかも書店にいけばたくさん並んでいます。

    私は書店が好きなのでよく行きますが、そういったOfficeソフトの仕事術以外にもトレンドがあったりします。
    最近ではノート術や情報の整理術について、いろいろな本が出ています。

    すべてに目を通しているわけではありませんが、だいたい共通しているのは「必要なことを手短にまとめる」ということだったりします。
    そのいう物の中で、いちばん興味を惹かれたのが、考えをA4サイズの紙一枚に収めるという仕事術です。

    A4サイズの紙一枚という制約の中で、どの情報を選ぶのか。
    それから、情報の取捨選択だけでなく、限られたスペースでいかにわかりやすく伝えるか。
    文字だけでなく、表やグラフでビジュアル化したりと、いろいろとアイデアを凝らさなければなりません。

    しかし、これこそが、いかにインプットした情報を自分で解釈してアウトプットできるかということではないかと思います。
    紙のスペースの制約は、そのまま資料を読む相手の時間の制約に置き替えられます。
    報告書や資料を上司や取引先に渡す時には、いかに短時間でわかりやすい物を渡せるかが鍵となるのはおわかりでしょう。

    ボリュームの割に内容のない資料というのは、誰しも一度は経験しているんじゃないでしょうか。
    A4の用紙1枚と、あえて制約をつけることで、情報の優先順位や理解へ導く道筋を考える習慣がつくはずです。

    何が必要で何がそうではないのかという自分の中の情報の整理もできて、さらにアウトプットの精度を高める非常に理にかなった方法ではないかと思います。

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    夏休みが始まる前が肝心だ。

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  • 7月と言えば中旬から小中学生が夏休みに入ります。
    1年の中で親が子どもと一緒にいる時間が一番長いのが、夏休みです。

    そこで、夏休みに入ってから親がどのようなことを考え、どのようなことにお金を使うのかを前もって考えることが重要です。
    多くの子どもがダラダラと勉強もせず、ゲームばかりしたり、友達と遊んでばかり、になるでしょう。

    親はどう思いますか。
    現在塾や家庭教師をやっていないのであれば、夏休みだけでも、と思います。
    また、進行中の場合でも、どうしてもだらけた子どもが目に付くことが多いので、このままでいいのかと考えると思います。

    巷では、夏期講習への宣伝が毎年どんどん早くなっています。
    しかし、5月、6月に、子どもの教育のことなんて、親も考えられません。
    その時に考えることと言えば、夏休みになったら毎日子どもがいるから、ご飯をどうしようか、栄養も取れてなおかつ節約できるメニューは何があるか、ということでしょう。

    だから、夏休みが始まる前にすべきことは、準備です。
    営業の際、夏期講習のおすすめはしません。
    だいたいどのような仕事をしていて、親が家にいる時間は何時から何時くらいなのか、夏休みに旅行の予定などが入っているか、など、夏休みに入ってからスムーズに話を進めることができるように、調査をしておくのです。
    例えば夏休みは1か月帰省する、またはすでに夏期講習を申し込んでいる、などといった情報を得られれば、脈なしだということが事前にわかり、時間の短縮にもつながります。

    何事も効率よく行うためには、事前に確かな準備が必要なのです。

    とくに教育業界では、夏休みが始まる前の準備をどれだけきちんとしておくかがポイントとなります。
    日本の未来を支える子どものために、よりよい商品を提供できるよう、精進していこうと思います。

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    先読みで効率化を計る

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  • 私には高校生の娘がおります。

    小さな頃から少しずつ手伝いをさせておりまして今では簡単な1品を学校に行く前あるいは帰ってきてから作って貰ったり、茶碗洗いをして貰っています。

    その手伝いに際し私はあまり口を挟みません、なぜかと言うとつまづいた時に手際よく自分がしてしまえば何もならないからです。
    この手伝いの中に隠れている社会に出ても通用すると思っている事があります。

    それは手際よく効率よく手伝いが出来るようにするにはどうしたらいいのかと言う事です。

    自分で手順を考え、手のかかる事から作業しその間に別な事をするということ。
    これは例えば今日はカレーライスとサラダを作るとします。

    何も考えてない人ならば先にサラダを作ってからカレーを作る方も多いかも知れません。
    カレーに必要な野菜を切り分けカレーを煮込んでいる間にサラダを作れば時間も短縮になりますし、その間に洗い物も出来る訳です。

    たかが手伝いですがこれは社会に出てからの仕事にも影響してきます。

    段取りよく効率よく仕事を進めるには何を今優先してしなければならないのかを見極めて頭の中でシュミレーションする必要があると私は思うのです。
    急ぎの仕事は勿論先にやらなければなりませんが、それ以外で効率よくしなければならない事は仕事をしていると自ずと見えてきます。
    その日の、その週の、その月の仕事内容はそう変わるものではありません。

    その時々でどのように効率よく仕事をしなければならないのか、何を優先すべきなのかを常に頭の中で先読みをして行動することが毎日の仕事を円滑に進める為、時間を無駄にしないための第一歩ではないでしょうか??
    私は今でも日頃からこれを行っておりますので慌てる事はほとんどありません。

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    紙に書くのはこんなに重要なんです!

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  • みなさん、普段仕事でメモをとったり図に書いてまとめていますか?もしくは頭の中の記憶力に頼ってばかりですか?

    人間、自分が思っているほど記憶力も脳内で整理するのは得意ではないようです。
    だから昔の人は「紙に書く」という方法を編み出したのです。

    現代までも続いてるほど、とても重要なことなのです。
    もう一度、書くことを見直してみませんか?
    かといって、いますぐ行動しようとしてもどう書けばいいのか分からず戸惑ってしまうかもしれません。
    いくつかの紙の使い方を紹介します。

    まず罫線ノート、いわゆる大学ノートは、文字を書くときに重宝します。
    下に直線が引いてあるだけでとてもバランス良く文字をかけます。
    ですが、図を書くのはあまりおすすめしません。
    横線だけではうまく書けないからです。

    次に方眼ノート、正方形の枠がびっしり詰まっているタイプは、図を書くのに最適です。
    正方形というのは図を書くときにおいて目安となりやすく、大きさ、面積などを大まかですが確認できます。

    最後は白紙です。
    これはマインドマップやブレインストーミングなどの、自由なアイデアを書き出すときにとても使えます。
    罫線や正方形の線に縛られることなく、好きな大きさで文字や図が書ける、まさに脳をフルかつようするときにもってこいなのです。

    補足ですが書くペンについても紹介します。

    基本的に3色以内に抑えましょう。
    それ以上色を使うとですと脳が最大限に働いてくれないそうです。
    黒、青、赤をメインに使うと良いでしょう。

    文字や図はなるべく大きく書きましょう。
    小さいと読み返すのも大変だし、次第にそんな小さく書いた自分にイライラしてきます。
    誰や見ても見やすく書きましょう。

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    仕事の効率化とコミュニケーション。

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  • 私が思う仕事の効率化とコミュニケーションについて
    話したいと思います。

    仕事の効率化と一言で言ってもなかなか解らない感じがします。
    マニュアルはあるし、それ以上に早くする事が出来るのかなと思ったりします。

    私はスピードアップも確かに効率化になり良いと思いますが、私が一番効率化になると思うのは不良品の改善だと思います。

    不良品を減らして良品にするのが効率化だと思います。
    それを実現する為にはどうしたらいいかを考えてみます。
    まずは一人では実現不可能だと思います。
    現場の人や整備の人や上司等で全員で話し合い
    改善案を出しながら、やって見てデータを取り結果を
    検証する。

    この繰り返しが会社の仕事の効率化を良くしていき
    しいては、私達の残業があまりしなくて良い状態になり
    会社の業績が上がっていくと思います。

    その為には会社の人達が話し合える環境がないといけないと思います。
    会社の人が話し合えないと改善や効率化に辿り着けないからです。
    だから、日頃からコミュニケーションを取っていく必要性があると思います。

    今日のような朝の朝礼や会議で人それぞれ自分の意見を提案しあったり、朝の挨拶や帰りの挨拶を必ずするようにするだけでも違うと思います。

    仕事は良い日もあれば悪い日もあります。
    そんな中で仕事の効率化やコミュニケーションを考えながら仕事出来る人は凄い私もそうなりたいです。

    今日はチームワークが良いと作業の効率化は一段と進むとゆう事を伝えたかったのです。

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    1週間の中日、水曜日は、一番能率の下がる日です。

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  • さて、水曜日は1週間の中日(なかび)といいまして、能率の面からいいますと、一番能率の下がる日です。

    というのは、月曜日は、1週間の始まりですから、この1週間、頑張ろうと意気込みがあります。
    週末の金曜日は1週間の仕事が終わる日ですから、この日もまた、あと一日だから頑張ろうという意気込みが出てきます。

    しかし、この水曜日というのは、月曜日、火曜日の疲れが出てくるときです。
    おまけに、月曜日や火曜日に取り掛かった仕事の中途結果の出る日でもあり、月曜日や火曜日に約束した商談などが実行される日でもあります。

    そんなわけで、疲れが出て能率が落ちているのに、重要性は週の初めの月曜日や、週の終わりの金曜日より高いことが多いのです。

    そこで、この水曜日は、気を引き締めて仕事に取り掛かる必要があります。
    水曜日に失敗すれば、月曜日、火曜日の努力が水の泡になります。
    また、水曜日に続く木曜日、金曜日の能率が落ちることにもなります。

    この水曜日、つまり、1週間の中日(なかび)というのは、それぐらい大切だと考えて間違いないでしょう。

    また、この水曜日というのは、1週間の仕事の軌道修正の日でもあります。
    仮に月曜日、火曜日と仕事がうまく運んでいる場合、それでも、何か、見過ごしていないかとか、見落としている失敗などはないかと、仕事を見直す日でもあります。
    それで、何事もなければ、そのまま、木曜日、金曜日まで進めばよいのです。

    また、月曜日、火曜日と仕事がうまく行かない場合、なぜうまく行かないのかと反省し、軌道修正する日でもあります。
    この作業があれば、次の木曜日、金曜日にわずかながらでも、1週間の成果を挙げることができるのです。

    以上のように、水曜日という1週間の中日はとても大切な日なのです。

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    週末の金曜日は1週間の仕事を見直す日です

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  • 世の中には過去を振り返らないという人もいますが、過去を振り返るのは、未来に進むためです。

    人は歴史から学ぶといいます。
    過去を振り返らない人に、輝かしい未来はないともいえるのです。
    というわけで、時間を1週間単位で考えますと、金曜日、あるいは週末は、この1週間を振り返る日でもあります。

    この1週間、仕事はどのように進んでいたか、避けられるべき失敗はなかったか、あるいは当然できる成功なのに、できなかった例はなかったかなど。
    このように1週間の出来事を振り返り、反省する日が金曜日です。

    もし、このような作業をしないと、来週、また今週と同じような失敗をする可能性が大きいのです。
    また、このような作業を作業をしますと、たとえ、今週の仕事の進み具合がよかったとしても、来週はもっと効率のよい仕事ができるはずです。
    このように過去を振り返ると結果的に輝かしい未来に結びつくのです。

    また金曜日に1週間を振り返るというのは、時間を1週間単位で振り返ることです。
    そこには大きな失敗や成功は含まれません。
    小さな失敗や成功が含まれるだけです。

    しかし、大きな失敗や成功も、ちいさな失敗や成功の積み重ねなのです。
    大きな失敗や成功を見直すには1ヶ月単位や数ヶ月単位、あるいは半年、一年単位の時間が必要です。
    しかし、そんな見直しは一年のうちに数回程度でよいのです。

    毎週、仕事を見直すには、1週間単位、しかも、金曜日が、その見直しの最適の日であることは言うまでもありません。

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    一日の時間配分を考えて仕事の効率を上げる

  • 追加
  • 先日ある雑誌を読んでいたら、仕事を効率よく進めるためには、一日の仕事配分、とりわけ時間配分が重要だと書かれてありました。

    私個人としても、何となく昨日の続きから仕事を始めたり、面倒くさい業務は後回しにするなど、漠然と仕事を進めていることがよくあります。
    ただ、仕事に入る前に、一日をどういう風に進めていくかをイメージしてやると効率が格段にUPするのだそうです。

    もちろん仕事をしている以上、急に別の仕事が入ってきてペースが乱れてしまうこともありますが、そういったことにも対応できるように、何もしない時間を強制的に入れたりしながら仕事をしていくとよりメリハリがついて良いらしいのです。

    また、お得意先への電話は、朝の忙しい時間にしてはいけないだとか、とにかく相手がある場合の仕事については、先にスケジューリングすると良いかもしれません。
    その予定を組んでから、残りの時間をどう使うか考えれば良いのです。

    頭を使う仕事、つまり企画を考えたり、難しい案件を処理する場合は、脳みそが比較的働くと言われている午前中のうちにこなした方がはかどるそうです。
    疲れがたまってくると、脳の回転も悪くなってきますから、ルーティンの仕事は夕方にやるのが理想的だとも書かれていました。

    これまでは私は、先にルーティンの仕事をしてから難しい案件に手をつける習慣があったのですが、今後は少し仕事の流れを変えてみようかなと思っています。

    イメージした通りに一日の仕事が進まないことが殆どだと思いますが、それでも、今日はこういう感じで仕事を進めようと考えてから業務に取りかかるのは大事なことだと思います。

    それから、電話を取らない時間や絶対に休む時間を決めるということもリフレッシュにつながるので、結果として効率が上がると思います。
    早速今日から実践しようと考えています。

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    子どもたちの夏休みの宿題作戦を倣って、仕事の効率を上げる方法を編み出しました。

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  • やっと夏休みが終わりまして、子どもたちも学校へ通い始めました。うちは2人ともまだまだ手のかかる小学生です。夏休みの宿題ですが、皆さん予想されている通り、宿題終わったのかバトルが繰り広げられていました。毎年の恒例行事のようでしたよ。上のお兄ちゃんが3年生だったときは、絵日記を貯めてまして、本当に大変でした。

    それで、今年は前もって作戦会議を立てる事にしました。コツは、夏休み前に子どもたちとこの会議を終わらせておくということです。夏休みに入ってしまってからではだめです。入る前にやって正解でした。夏休みで一度だらけた生活は、夏休みの間中ずっと戻りません。絶対に戻らないですね。楽ですから。親は会社で、自分たちは学校がないですし。

    どんなことを話し合ったかというと「いつまでにやるプラン」をそれぞれの宿題ごとに目標を立てさせて、それを大きめの付箋紙に書かせました。兄弟で色を分けておいたので、どっちの子がどんな宿題があるのか一目瞭然です。それで、出来上がったはずしていくシステムを作りました。冷蔵庫の横に貼っただけなんですけどね。

    これが大変効果がありました。まず、宿題の量が可視化できる。そして締め切りが設定されている。それから兄弟間の競争です。二人とも日中私が仕事に出ている間も、お友達の家でやったり学童でやったり、工夫して頑張りました。8月の最初の週には、日記や自由研究以外のものはほとんど終わっていました。しかもクオリティも随分良くなっていました。

    作業の可視化、締め切り、そして適度な競争、これは効率化をアップするのにとても効果があります。
    自分だけの作業であっても、可視化し締め切りを設定しておくと、複数ある作業も並行してはかどります。

    秋口は営業部が新規顧客開拓に力を入れるので、私たちの部署もそのサポートでかなり作業が煩雑になりますが、こういった工夫を取り入れていくと、能率が上がると思います。

    ちなみにこのスピーチも自分で締め切りを作りました。その締め切りは今週月曜日に設定していたので、今までと違ってぎりぎりまでネタに悩むということはなく、堂々と発表できたのではないでしょうか?皆さんの評価を伺うのが楽しみです。

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    机の上になにも置かないその極意とは

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  • 私のデスクの上は何も置いて有りません。

    これは新入社員の時から気をつけていることなのですが、実はこういう風にするようにアドバイスをくださった方がいます。今日はこのことについて皆さんにご紹介したいと思います。

    こちらの部署は、入社してから3つめの部署になります。新入社員当時は、営業企画部に配属されていました。営業企画は皆さんもよくご存じのとおり、とにかく会議、打ち合わせが多い部署です。朝から退社時間までびっちり会議が入っていて、作業はその合間に済ませておくと言うのが常識という部署でした。

    今だから言えますが、こちらの部署と違って、緻密さはそれほど求められてはいませんが、それでもミスはせずしかも素早くというのが大命題の部署でした。

    新入社員ですから右も左もわからず、ただ時間の波に流されるように仕事をしていた私ですが、ある日のランチ前に上司から呼ばれて、今日の午後は打ち合わせに入るな、机の上と中をきれいに片づけろと指示を受けました。

    正直言ってショックでしたね。一生懸命仕事を覚えようと打ち合わせも必死でやっていましたし、会議と会議の合間の時間も1分たりとも無駄にしないようにと全力で仕事をしていたつもりでしたから。

    おそらく憮然とした表情が出てしまっていたかもしれませんが、とにかく机の中を片付け、机の上には一切ものを置かないようにしておきました。その上司はそれを見ても何も言いませんでした。

    でも片づけの効果は、次の日からすぐに出ました。書類が揃っていることで、無駄な時間が割かれますし、机の上にものを置かないことで、今やらなければならない優先順位が明確になりました。指示書メモがどんどんデスクに置かれますが、次から次への処理できていきます。

    自分でも仕事の能率がものすごく上がっていることが実感できました。それから私は机の上にものを一切置かないように、退社時間にはきれいにした状態で帰宅するようにしています。実はこのことを教えてくださったのは、こちらの部署に先にご異動されました部長です。その節は有難うございました。またご一緒できて嬉しいです。”

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    一工夫した納期、優先度管理の方法

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  •  依頼された仕事の期日を守るというのは、会社員にとっては必要不可欠、最低限守るべきことだと思います。それを忘れないようにするために、人それぞれで自分にあったちょっ工夫をして対応をされていると思います。PCやスマホなどのリマインダー機能を有効に使われている方もいるでしょう、手帳やカレンダーに書き込んで管理をされている人もいることでしょう。今回は私が実践している方法をご紹介したいと思います。

     私が活用しているのは、PCのモニターと付箋です。どのように使用するのか、付箋に必要最低限の内容を書き込みそれをモニターの周囲に貼り付ける。必要最低限の内容としては、納期、依頼者、自分が確実に理解できる依頼内容のみだし、これくらいで十分です。あまり多く書くと細かな字で書かなければならず、、パッと見て内容が理解できないので、細かな内容は他にメモなどが準備されていれば良いと思います。作業が終了すればそれを剥がす。たったこれだけのことで、十分に記述遅れ防止につながると思います。もし、付箋作成の時間がないような場合には、とりあえず依頼された内容のメモや依頼文をそのまま仮に貼り付けておくのも一つだと思います。これで一先づ自分の座席についている間は確実に仕事の納期が常に目に止まる位置にあることになります。

     また、応用編としてですが、出先に入る際にも仕事の納期確認が出来る方がいいと思うのであれば、後からPCやスマホに依頼事項のデータをリマインダーなどに入力するという事もできます。これは自分の仕事の優先度などやスケジュールの変更などを見直すことができるので是非ともやった方が良いと思います。

     さらに付箋を貼り付けるモニターの場所を自分なりのルールを決めて管理することで作業効率を図ることもできます。例えば、画面左側は優先度が大の至急対応しなければならない事項、画面下側は優先度中の納期までに確実に終われば良い事項、画面右側は優先度は低く納期の再調整も十分可能な事項、といった具合に分けておき、途中で優先度が変更になったばいいや納期が近づいてきた場合に付箋の貼る位置を変えることで、優先度の管理や作業予定の管理をすることができます。

     以上、納期管理を実施する際の一つの方法としてご参考になればと思います。

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