会社内での喫煙

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  • 現在、分煙化が進み、会社内でタバコが吸えない企業が多くなってきています。

    そんな中で、この様な問題が出てきています。

    分煙化になって、タバコを吸わない人の環境は良くなった反面、喫煙者の作業効率が落ちているというデータがあるといいます。

    これは、どの様な事かと言いますと、分煙化によって喫煙場所が遠方となったり、施設外まで出なければならないという状況となり、喫煙者が仕事の合間に度々、仕事を中断してタバコを吸いに出て行くので物理的に仕事の作業効率が落ちるというものです。

    こんな事を言いますと、就業中はタバコを吸いに行くのを禁止すればという案も出てきます。

    この場合、喫煙者はタバコを吸えなくてイライラして、やっぱり仕事の作業効率が落ちると言います。

    タバコを職場で吸えば、副流煙の問題などがあり、タバコを吸わない人にまで害が及んでしまうので、やっぱり、これも問題です。

    こんな事を考えると、いっそタバコなんかやめてしまおうかと思う人も多いのではないでしょうか。

    しかし、タバコを止めるのは、本当に大変だといいます。

    人それぞれだとは思いますが、タバコを我慢するとイライラしたり、気を紛らわすために暴飲暴食をしたりと、これこそ仕事に集中する事が出来ません。

    最近では、禁煙外来などというものがあり、そんな負担を軽くしてくれる治療があると言います。

    タバコをやめたくて悩んでいる方も多いと思いますので、この様な禁煙外来などを試してみるのも良いかもしれません。

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    効率よく時間を使うには

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  • 私は現在時間を効率よく使うにはどうしたらいいのか、日々悩んでいます。

    皆平等に一日24時間ありますが、効率よく時間を使うことができている人はどのような動きをしているのか、とても気になります。
    私が今取り組んでいる事として、家事の短縮です。

    現在夫と2人暮らしですが、日々の掃除や洗濯、夕食作りなどいつもてんてこ舞いになっている自分がいまして、何とかならならものかと思っています。

    で、ネットで検索してみたところ、夕食作りの時に翌朝のお弁当のおかずも一緒に作ってしまい、ごはんもタッパーに小分けして冷蔵庫に入れておき、翌朝そのまま持っていけばよしという記事があり、さっそく試してみたところ朝少し時間のゆとりが持てるようになりました。

    また夜寝る前はボーっとテレビを見てしまうクセがあったのですが、夕食後はテレビは消し音楽を聴いたり読書の時間を作るようになったところ、いつもより早めに就寝することができ、時間を有効に使用できているのかなと現在思っています。

    私のやっていることはほんの少しの事ですが、仕事の場においてもルーチンでやってしまう仕事も少し見直せば時間短縮できることはある気がします。

    コピーを取るときは自分だけでなく他の方にも声をかけて一緒に済ませてしまう方法や、席を立ったついでにデスクまわりのゴミを捨てる、など今思いついたものを紹介しましたが、自分だけなく全員が取り組めば効率よく時間が使えそうだなと感じますので、今日から是非実践していきたいと思います。

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    PDCAサイクルの徹底について

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  • PDCAサイクルとは計画・実行・確認・改善の一連の動きを指す言葉です。

    仕事を行ううえで実行は誰しもおこないますが事前の計画であったり、仕事をやりっぱなしで終わることもおおいかと思います。

    仕事の質をあげて次につなげていくためには事前の計画や仕事を行ったうえでの振り返りが不可欠になってきます。
    これを行わない仕事は単なる作業になってしまう傾向があり、仕事の生産性や周りからの評価も上がってきません。
    加えてPDCAを実践することにより、自然と上司などへの報連相もできてくるため社内の連携も高まります。

    小さな仕事でもPDCAを意識することが仕事の質を高めるポイントになります。

    また仕事を行い、次回へのつながり(改善)を考える際は、その仕事の大目的を意識することが重要です。
    小さな改善点でもそれは目的に沿ったものなのか検討することが必要です。

    もし目的とずれてしまっていると判断した際はそれが主観的にずれているのか客観的にずれているのか同僚などにチェックしてもらうのもひとつの方法です。

    比較的大きな仕事の場合はこの計画の段階で予想の実行・確認・改善点を社内でみせ、仕事のイメージを共有することで、さらに質の高い仕事ができるはずです。

    PDCAはなんのために行うのか、サービス業であればお客様やクライアントのために行うはずであるのでこの点も踏まえ行っていくことが大切です。

    PDCAのポイントとして継続して回していくことも挙げられます。3日坊主で終わらないよう続けられるシステムを構築することも大切です。

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    仕事を効率よく終わらせる方法について

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  • 初めての仕事や慣れてない仕事は、なかなか効率よくいきませんね。
    問題なのは、同じような仕事を何度やっても効率よく行かない場合です。
    しかし効率が悪いからといって、仕事の能力自体が無いと考える必要はありません。
    効率は仕事の仕方を工夫したり、経験によるスキルアップによって改善できるものと思います。

    非効率な仕事の原因を考えると、大きく3つに分けられます。
    その原因をあげて、解決方法を紹介しましょう。

    ①全体的な処理スピードが遅い。
    考えられる原因としては、準備不足、手順が悪い、人が足りない、経験不足などですね。
    準備不足はもう一度準備をし直してから再開する、手順が悪いのは手順を考え直して工夫する。
    人が足りないのは応援を依頼する、経験不足は経験のある人に意見を聞くとか、経験者と未経験者をペアで組ませて仕事を行なうなどの対応が必要です。

    ②仕事の途中で、何かの原因により先に進めず停滞する。
    本来はそのときに必要だった物や情報が、準備不足や何かの原因で得られず、仕事がストップしている状態ですね。
    これはその仕事に従事している人の生産性がゼロになり、最も非効率な状態です。
    このときはその必要な物や情報を手配する間、その仕事に関連する他のできる仕事をして、時間的ロスをできるだけ抑えましょう。

    ③途中で予期しなかったトラブルが発生した場合。
    選択肢としては中止する、中断する、かまわず進めるですが、どちらを選ぶかは今の仕事との優先順位にもよりますね。
    どちらの選択になっても、まずは上司への報告を行ない、現場の自分の意見を言ったうえで、上司からの指示をもらうことが必要です。

    仕事がうまくいかない場合は、遠慮なく他の人の力と知恵を借りましょう。
    そのために仲間や上司がいるのですから。
    それには、日頃から気軽に話せる人間関係を築いておく必要がありますね。
    アドバイスをしてくれる先輩や上司に聞いて、その解決策を見つけるのも一つの方法です。

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    残業をしないで定時に帰る秘訣!

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  • いつも残業をしないで定時に帰り、それでいて期待通りの成果を出している人。
    いつも残業をしないと、期待されている成果を出せない人。
    会社あるいは上司は、どちらをビジネスマンとして評価するでしょう?
    実はどちらの人も、それほど能力の差はないと思います。

    それでは、何でそんなに差がつくのでしょうか?
    残業が発生する要因としては、突発的な仕事や仕事内容の変更、また、仕事の予定外の時間オーバーなどが考えられますね。
    今回はそのような事態に対しての、根本的な対処方法を紹介したいと思います。

    仕事には「先手と後手の法則」があります。
    仕事を先手で行なうという意味は、完了予定日よりも先に完了できる仕事は、余裕をもって先に着手し完了しておくことです。
    仕事を後手で行なうという意味は、完了予定日に合わせて着手し、完了予定日に完了することです。

    ほとんどの人は、仕事を後手のスタイルで行なっています。
    通常の場合はこのスタイルで行なっていても、残業という事態にはなりません。
    但し、突発的な仕事が発生したり、完了予定日が早まったり、仕事内容が変更された場合などには、残業という対処になりがちですね。

    それでは先手のスタイルで仕事を行なっている人は、この突発的な事態に対して、どのように対処しているのでしょうか?
    過去の仕事にはリスクはなく、未来の仕事にはリスクがあります。
    先手で仕事をしている人は、これから先のリスクに対して、先取りして仕事をするという時間的なリスクヘッジをしているんですね。

    先手でも後手でも結果としての仕事の量は同じですが、出来上がりの質は違ってきます。
    完了予定日にあわせてバタバタと仕事を片付けるのと、一通りできた内容を余裕を持って見直すのとでは、あきらかに内容にも格差がついてきます。
    ほんの一日分だけ、ほんの一週間分だけ、先手管理で仕事を行なえば、残業というイレギュラーな事態もなくなり、仕事の質も上がってきますね。

    仕事には時間をコントロールできる仕事と、コントロールできない仕事があります。
    時間をコントロールできる仕事とは、自分一人で行なう仕事や、会議や打ち合わせなどの決まった時間のものがあります。
    時間をコントロールできない仕事とは、複数のメンバーで行なう仕事や、取引先などの対外的な相手がいる場合や、上司からの質問や呼び出しなどがあります。

    残業が発生する要因の一つには、この時間をコントロールできない仕事で、大幅に予定時間がオーバーする場合がありますね。
    その後のすべての仕事がずれ込んで、結果として残った仕事は翌日まわしになるか、今日締めの仕事の場合は残業になるパターンです。
    この時間をコントロールできない仕事での予定時間オーバーは、日常的に発生しますし、また未然に防ぐこともできません。
    この未然に防ぐことのできないリスクに対しては、常に先手で仕事をしておくというリスクヘッジしか対処の方法はありませんね。

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    暇な人ほど忙しい、時間があるほど時間がない

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  • 「時間に余裕があり暇な人ほど、時間がなく忙しい」という考え方があります。
    C・N・パーキンソンの『パーキンソンの法則』から、1つエピソードをご紹介します。

    とある老人が知人あてにハガキ1枚の手紙を書くのに1日がかりになることがあります。ハガキを探すのに1時間、メガネを探すのに1時間、住所を探し文面を書くのに2時間、ポストに行くまでに買い物をしようと1時間・・・。このように忙しい人なら全部で5分しかかからないことが、時間を持て余す老人にとっては1日仕事になってしまうのです。時間がある人は「時間があるから」と油断し、するべきことを後回しにしがちです。時間があるからといって他の用事をしたりして、なすべき仕事をいざしようと思うと、時間がなく慌ててしまいます。「忙しい気分」になっているだけなのです。

    逆に、忙しく時間のない人は計画を立てます。時間がないので順序良く効率良く仕事をこなすしかないのです。Aの仕事を5分で終わらせ午前中にはBの仕事にとりかかる・・・結果、仕事を終わらせた後には時間が余ります。良く仕事の出来る忙しそうな人ほど、約束の時間に遅れなかったり、趣味や勉強に時間を費やしていて「忙しいのに凄い人だな」と思うことがありますよね。これは忙しい人こそ、時間を大切に使っていて、時間が余っている証拠です。

    私はこの話を上司に聞いてから、必ず朝一番に仕事の計画を立て、時間が少しでも余るように努力しています。「忙しい」と思っているときほど、「それは本当に忙しいのか?暇が故に忙しい気分になっているのではないか?」と自分に問いかけるようにしています。

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    師走の忙しさについて

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  • 12月は旧暦で師走と言われ、師も忙しくて走り回るくらいバタバタと忙しいとされています。この「師」というのはお坊さんや教師などのことを指します。普段冷静に判断できる先生やお坊さんでも忙しくて走り回って忙しくしていると簡単なミスをしてしまったり、心に余裕がなくなってしまいます。

    忙しいのは良いことですが、それぞれの仕事にミスがあっては二度手間にもなりかねませんし、お客様やスタッフの信頼も失ってしまいます。ただでさえ仕事量が増える年末年始を仕事のミスでさらに忙しくしてしまわない為にも、一つ一つの仕事に計画性を持って仕事をすれば、ミスは防げると思います。例えば仕事量が増えてバタバタしてしまっている時は、自分が覚えておける範囲を超えてしまうと「やり忘れミス」が増えてしまいます。

    やり忘れミスを防ぐために、全ての仕事について5W2Hで「いつ?」「だれが、だれに?」「どこで?」「なにを?」「なぜ、どうして?」と詳しく決めておき、それをカレンダーに書き込めばミスを防ぐことができます。一番やってはいけないことは、「これくらいなら覚えておけるからメモしなくても大丈夫」と高をくくってしまうことです。いくら記憶力がよくても、誰にも「絶対」はありません。特に忙しい時は簡単なことほど忘れてしまいがちです。すぐに終わるから後回しにしようと思っても、とにかく忘れないようにメモをして一つ一つ確認しながら確実に仕事を終わらせていけば、師走でもスムーズに仕事を終えることができると思います。

    12月はもうすぐ年明けで気が緩みがちです。「忙しくて忘れていた」「忙しくてミスしてしまった」「忙しくてやり残してしまった」という言い訳をしなくて良いように、また、気持ちの良い年明けを迎えられるように最後まで気を引き締めて仕事を全うしていきたいと思います。

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    12月7日朝礼、羽生弓弦の名言、一進一進。

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  • 12月7日はフィギュアスケートで有名な羽生結弦選手の誕生日です。

    羽生選手は今シーズンの抱負について、一進一進だとインタビューで答えました。
    一進一退ではなく、一進一進。常に進化し最高の演技を追求する覚悟を感じます。

    私たちも羽生選手のように進化していきたいです。
    しかし、目の前の仕事を満足に仕上げられないようでは進化など出来ません。
    進化するためにはまず、目の前の仕事に全力で取り組む必要があります。
    そのために必要なことを二点にまとめました。

    一点目は、仕事をミスなく仕上げることです。

    ミスが発生すれば、時間、経費のムダです。
    慣れた作業だからといって確認を怠るとミスの原因になります。
    必ず確認する癖をつけましょう。

    少しでも手順に不安があれば上長に相談しましょう。

    万が一ミスをしてしまったら速やかに報告しましょう。
    速やかに報告することでリカバーが可能な場合もあります。

    また、連絡事項は必ずメモを取って、変更点をよく理解してから作業しましょう。

    二点目は集中して仕事に取り組むことです。

    集中力がないと作業効率が落ちます。

    集中力を保つために、就業日だけではなく休日も、食事や睡眠など、体調管理に気を配りましょう。
    体調不良で仕事をすると集中できません。

    また、報告、連絡、相談以外の雑談は集中力が落ちます。
    話しかける方も話しかけられる方も、作業の手が止まります。
    数量を確認しているときに話しかけられると数えていた数を忘れます。
    1から数え直すと時間のロスになります。

    就業時間中に話すことは業務に関するホウレンソウだけです。
    再度徹底していきましょう。

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    師走で個人の総決算

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  • 12月は別名師走と呼ばれているぐらいで、とても時間の過ぎるスピードを早く感じます。年末年始には休暇があり、天皇誕生日も重なるので特に12月は短く感じてしまいます。

    そこで、できるビジネスマンが12月に実践しなくてはならないことが1年間の総決算と来年に向けた取り組みです。一般的に企業は年度末に決算を迎えて1年間の総点検を実施します。

    その後、株主総会で決算について報告して、次年度の目標を掲げていきます。これを個人で応用していくと来年の目標を自然と立てることが出来てスキルアップに繋がります。

    例えば、今年自分がやってきた仕事内容や自己啓発について評価を自分自身で付けていきます。仕事のスピード、品質、取得した資格などの項目について自分なりに評価していくことで来年の課題が見えてきます。

    PDCAサイクルという言葉を聞いたことがある人もいると思いますが、これを同じように個人でも実践していくのです。
    プランを立てて実際に今年行動してみたことがきちんとできているのかを確認していく作業がPDCまでの項目になります。

    この1年間できなかったことを改善して、来年の課題とすることが「A」つまりアクションの段階です。これを毎年続けていけば、自分の意識が高まり仕事の質やスピードが飛躍的に向上していきます。

    これらに加えて人間関係や体型の改善に取り組むこともPDCAサイクルの実践方法として有効です。自分の成長と共に会社が成長できるように12月を総決算の月としていきましょう。

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    分かりやすい書類の作成方法

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  • 難しい書類を難しい言葉や文章を使って作成するのは、それほど難しいことではありません。

    一番難しいのは、難しい書類を分かりやすい言葉や文章や様式を使って作成することです。
    理解するのに難易度が高い書類ほど、他の読む人が分かりやすいように、分かりやすい言葉や文章や様式で作成する必要がありますね。

    それには書類の作成方法に一定の法則があるのを、皆さんはご存知でしょうか?
    今回はその分かりやすい書類作成の法則について、紹介したいと思います。

    1.結論を先に、結論に至った説明はそのあとで

     何を言いたいのかよく分からない文章がダラダラと続いて、最後にまとめとして結論を言う文章がよくありますね。
    これは文章の7割から9割を読んでも、まだ何を言いたいのかよく分からない、最悪のパターンです。
    皆さんが作成される文章に要求されるのは、純文学のような感動を与える文章ではありません。
    業務上の書類に求められているのは、短時間で結論や問題点を把握できるような文章です。
    それには、簡潔な結論(言いたいこと)が最初にあって、そのあとに、なぜその結論に至ったのか説明を記する様式が最適です。
    その理由は、最後に結論があるともう一度、最初から読み直さないとよく分かりませんが、最初に結論があると、また読み直す必要はありません。

    2.できるだけ分かりやすい文章にします

     一部の人にしか理解できないような専門用語や業界用語は使わないでください。
    書類を作成する主旨は、誰か他の人に見てもらうために作るのであり、多くの人に理解してもらうためには、分かりやすい文章にする必要があります。
    難解な漢字や専門用語を駆使して、論文みたいな立派な文章の書類が見られますが、これは本末転倒ですね。
    文章はできるだけ短く簡潔に、最長でも100文字以内の文章で完結するように心がけてください。
    文章の脈絡上や代えられる言葉がなくて、どうしても専門用語や難解な言葉を使う場合は、注釈をつけて説明する必要があります。
    もし文章の中に理解できない言葉があったとき、皆さんは恥を忍んで会議の席で、作成者にその意味を聞く勇気がありますか?
    おそらく大半の人はその言葉の意味を理解せずに、その案件を判断してしまうというリスクをおかしてしまうと思います。

    3.絵や図や表に頼って文章がおろそかになってはいけません

     絵や図や表をいっぱい使ってあるからといって、それが見る側にとって分りやすいかというと、すべてがそうではありません。
    絵や図や表は補足説明であって、メインはあくまでも文章です。
    よく5分ぐらいの説明に何枚も資料を添付してある会議書類がありますが、それをじっくり見る時間もなく、無駄な資料になります。
    「私はこの書類を作成するのに頑張りました!」感いっぱいの会議向け書類は無意味です。
    絵や図や表と同様、添付資料も最低必要限にして、説明文の文章の内容を充実させてください。

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    計画は何のためにつくるのか?

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  •  皆さんは何らかの仕事をするときには、すぐに終わる仕事でない限り、まず計画を作ると思います。

    なぜ計画を作るかというと、その仕事を決められた期間内に、期待された目標を達成するために計画を組むわけですね。
    皆さんも計画を組まれた経験があると思いますが、短い期間で小さな目標を達成するのは比較的に簡単なことです。
    しかし、長期の期間で大きな目標を達成するのは、かなり難易度が高くなり、計画そのものの精度が要求され重要度も高くなってきます。
    今回はこの長期期間で大きな目標を達成するための計画について、話をしたいと思います。

     長期にわたり目標も大きい計画は、期中の実績と計画との誤差がよく発生します。

    なぜかと言うと、長い期間の中で予測できなかった事態が発生したり、数多くの人が関与してそれを掌握できない場合があるからです。
    したがって、計画通りにいかない場合も想定していなければなりません。
    計画は立案し、ただ計画通りに実施するのだけが目的ではありません。
    計画の本質的な目的は、この時期はこの段階までいっていなければならないという、「期中チェック」の意味があります。

    また計画通りにいってない場合には、当初計画を変更して「期中修正」を行なうという意味もあります。
    期中チェックで予定通りでなければ、そのスケジュールと目標を見直して修正する必要があります。
    長期的な計画を達成するには、この「期中チェック」と「期中修正」が重要な役割を果たしてきます。

     つまり計画を組む目的としては、3つの意味があるんですね。

    まず第一は、目標達成のために計画を組むという当初の意味があります。
    次に、計画通りに進行しているかの「期中チェック(確認)」の意味があります。
    最後は、計画通りでない場合の「期中修正(見直し)」の意味があるんですね。

     計画通りにいかない場合は、大半の人は途中で諦めてしまうか、目標を下方修正してしまいますね。
    しかし、計画の達成度合いの高い人は、この「期中チェック」と「期中修正」がきちんとできている人です。
    この「期中チェック」と「期中修正」を行なうことにより、そこに反省の機会ができ、そこから創意工夫が生まれてきます。

    そして、それが自分自身のスキルアップにつながっていくんですね。
    最初から完璧な計画を組むのは至難のことです。

    また計画は組んで終わりではありません。
    計画の目的はある意味では、目標達成のために期中でチェックと修正を行なうために作る、と言ってもいいのではないでしょうか!

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    昼休みをきちんと確保するといいことがたくさんあるのです

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  • お昼休みの過ごし方は、みなさんそれぞれだと思います。

    外回りが多い営業は、アポイントの合間に忙しく済ませてしまうことが多いです。
    お弁当や買ってきたコンビニ食など栄養の偏った食事が日々続いている人もいるかもしれません。
    このように何気に過ごしている昼休み、お腹を満たす為だけに済ませる食事は仕事効率の低下を招いてしまうこともあるのです。

    どういうことかというと、1日の就業時間中、ずっと集中して仕事を行うことは不可能です。
    そのリフレッシュメントを兼ねた昼休みは、食事と休憩のために必ず一定時間を確保するようにしたほうが午後の作業能率を下げずに行う助けになるそうです。
    ですから、食べてから直ぐに働き始めるのではなく、午後の始業時間までは散歩をしてみたり、同僚と楽しくおしゃべりを楽しんで、しっかりと午前の疲れをリセットすることを心掛けましょう。

    また、何を食べるかという点も実は重要です。

    忙しさのあまり、立ち食い蕎麦で済ませてしまったり、手軽なコンビニのおにぎりで済ませてしまうこともあると思いますが、お昼に栄養バランスの整った食事が出来ると質のよい睡眠ができるようになるそうです。
    たっぷりと眠って疲れを癒すことは次の日の活力にも繋がるので、とても大切。
    また、忙しさに流されずにお昼時間の確保を意識した段取りを心掛けると、時間の使い方に無駄もなくなります。

    このようにみなさんの意識ひとつで、業務効率の向上が可能なのです。

    「会社の皆さんがしっかりとお昼休みを確保している」=「1日を通して、業務にしっかりと向き合える」ということ。

    ぜひ一度、これまでのお昼休みについて考えてみてはいかがでしょうか。

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    物事の経緯(いきさつ)

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  • 昔は米は米屋で販売されていましたが、最近はスーパーや量販店、通信販売でもお米が売られています。
    ご自身で買い物にいらっしゃる方も多いのではないでしょうか。

    お米の種類も多様で、「うるち米(いわゆる普通の白米)」や「もち米」、「発芽米」などありますが、一番需要があるのはやはり白米でしょう。
    白米は無洗米とそうでないものとに分かれています。

    私は、以前「無洗米は、お米さえも自分で研ぐのが面倒だという人だけが買うもの」と思っていました。
    そんな物を買うなんて、どれだけ無精者なんだ!と思っていたわけです。

    でも、実は無洗米には他にも色々なメリットがあるということを知りました。
    無洗米のメリットとして、わかり易いこととしては、

    ○まずは洗う手間や時間の省略
    ○節水になる

    ということがあげられます。
    最近は専業主婦というケースも減少してきているので、独身・既婚者に関わらず仕事との忙しい毎日の中でもご自身でお米を研ぐという機会も増えているのかも知れません。

    さて、次のメリットとして

    ○家庭の排水に米の研ぎ汁が出ない

    ということがあります。これは私にとって盲点でした。
    米のとぎ汁に含まれている糖の成分は浄化が難しく、家庭で排水することは水質汚染の原因となっているのでした。
    つまり、無洗米は環境に優しいそうです。

    その他にも、

    ○研ぎ汁によるキッチンシンク、配水管、排水溝などの洗浄作業の軽減
    ○研ぎ方による味のムラが少ない(誰でも美味しいご飯に仕上がる)

    などのメリットがありました。

    ものごとの背景には理由や経緯(いきさつ)があるものだな・・・とあらためて実感しました。
    仕事の中にも理由や経緯を知らずに否定してしまうことがあるのではないかと感じ、それからは物事を色々な角度、切り口から見るように気をつけています。

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    「残業ゼロ」の仕事力

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  • 残業ゼロの仕事力とは、あの下着メーカートリンプの元代表吉越さんの有名な名言です。

    東アジアの国々は世界的に見ても残業大国といわれていますが、その中でも日本はダントツでトップクラスだそうです。
    そういった状況の中で残業を「ほぼゼロ」の達成を成し遂げた吉越さんの名言や取り組みを今回はご紹介したいと思います。

    ここ最近は路上喫煙の禁止や価格の高騰によって喫煙者がだいぶ減ってきており、特に20代の若者に関しては如実に喫煙率の減少傾向にありますよね。しかし30代以上の中堅世代はまだまだ喫煙者が多く、その多くが「タバコ休憩」なるものを取るのが当たり前になっています。

    外の喫煙所に行って1~2本吸って戻ってくる。ほんの10分の所要時間ですがこれを2時間おきに行うと1日40分のマイナスです。昼休憩以外に40分も休んでいるのです。欧米諸国の企業に目を向けるとタバコを吸うチャンスは昼休みしかなく、会社の傍に喫煙所など設置されていないのがほとんどだそうです。これが、もっとも無駄で残業を多くしている原因だと語っておられました。

    もうひとつは「朝会議」の導入です。

    今となってはどの企業も朝会議を導入していますが、トリンプが日本で始めてやり始め、さまざまな企業の方がその効率化の効果に目を向けて視察に訪れたそうです。夜遅くまでだらだらと会議するなら朝一に「シャキッ」と会議を終わらせてしまおうという発想、ありそうでなかったですよね。

    これらの取り組みをすべて導入するのは難しいですが、参考にすべき点が沢山あります。皆さんも残業に至るまでの効率化を意識して、無駄な残業を減らしていきましょう!

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    効率化と手抜きを混同するなかれ

  • 追加
  • 仕事において効率化を求めることは自然であり、日々の努力と経験を重ねれば、おのずと見えてくるものでもあります。

    ですが、単純に結果を出すために効率化という名前の、あるいは言い訳の手抜きをしては信頼に関わります。
    作られた手順には意味があります。手順書通りにすることが安全、確実への最も近い道であり、そのための手順書です。
    仕事に慣れていくにつれ、その過程をいくつかを省略することも可能でしょう。万が一にもないと思える事態に備えた余分な手順に思えるかもしれません。

    ですが、それを勝手に判断していいのですか?
    手順書、あるいは作業工程は生み出されたに際して歴史があります。意味があります。
    安全、確実の近道は、確実に一つずつの仕事をこなすこと。手順を順守することから始まります。

    時間効率を例にとってみましょう。
    一つの品物を完成させるまでにかかる時間。それを少しでも早めれば、それだけ早く納品できます。ゆとりが生まれます。
    あるいは早く帰り、プライベートの充実という誘惑も小さなものではないでしょう。

    しかし、そのために手順を飛ばしてませんか?
    規則を無視していませんか?

    効率化という名前の手抜きをし、完成品の質が堕ちれば、それは信頼に関わります。
    最初のうちは気づかれないかもしれませんし、作業効率向上を褒められることもあるでしょう。
    ですが、本来の手順を無視して、本当に良い仕事ができたと胸を張って言えますか?

    何より、それが安全にかかわることであれば、下手をすれば怪我では済まなくなります。
    ただ良品率低下とはわけが違います。

    安全手順。商品完成までの手順。部品チェックに整理整頓。どれも普段正常な業務をこなしているうちに煩雑になってしまいがちなもの。それでも決しておろそかにしてはあなた、ひいては全体の信頼に関わります。

    過去、作業効率を高めるために二人で行う作業を一人でしたり、チェック手順を大幅に減らしたりしてどれほどの事故が起こったでしょう。
    今、作業を省こうとしているのなら、それを一人で判断せず、必ず仲間、上司に相談し、改めて作業手順を見直すべきでしょう。

    急がば回れ。
    手抜きは、決して効率化ではありません。

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    仕事の効率化について

  • 追加
  •  仕事はその優先順位によって、大きく3つの種類に区分されます。

    1.仕事の質的内容を求められるもの
    2.仕事の量的拡大を求められるもの
    3.仕事の時間的短縮を求められるもの

     以上3つの中で、仕事に時間的短縮を求められるものは、仕事の効率化が重要な手段になります。

     「あの人は仕事が早い!」と言われる人がいますね。
    そのように言われる人は、どんな仕事の仕方をしているのでしょうか?
    今回はそんな人に共通する仕事の仕方を分析して、紹介したいと思います。

    (1)仕事を始める前に実際の仕事のイメージをして、効率的な仕事の仕方を考える

     仕事を場当たり的に始めるのではなく、まずどうやったら効率的にできるか考えてください。
    1時間かかると思われる仕事は、事前に5分間だけ考えて45分で実施し、合計50分で終わらせるようにします。
    これは仕事にかかる時間や、仕事に関わる人数が多いほど、時間短縮の効果は大きくなります。

    つまり、5人で2時間かかる仕事は合計で10時間ですが、これを1人が事前に30分考えて1時間40分で完了させます。
    そうすると合計時間は8時間50分で、70分の短縮ができます。

    (2)仕事の準備時間を短縮する

     何らかの仕事をする場合には、その仕事を実施するのに必要な資料、情報、ツールなどを準備しなければなりません。
    その準備時間の大半は、実際の仕事をしていないアイドルタイムになりますね。
    仕事を始めるまでの準備時間は、極力短縮しないといけません。

    それには、必要なものがすぐに準備できるように、日常の資料(書類)や情報やツールの「整理・整頓」が必要です。
    整理とは「必要なものと不必要な物を区分し、不必要なものを捨てる」ことで、不必要なものがあると必要なものはすぐに見つかりません。
    整頓とは「必要なものがいつでも誰でも見つけられるように、秩序をもって配置する」ことで、戻す場所といつまで必要なのかを明確にしなければなりません。

    (3)仕事が効率的にできる環境をつくる

     例えば、複数の人数で何らかの作業を行なう場合は、効率的に作業が行えるような作業場の確保が必要ですね。
    物を置くスペース、作業を行なうスペース、人と物が動く動線など、広すぎず狭すぎず適正なスペースが必要になります。
    仕事をする場所は、常に自分専用のデスクで行なう必要はありません。

    近くに資料がなくて、いちいち取りに行かなくてはならないとか、確認したい部署や人が離れた所にいる場合などです。
    その近くに移動して仕事を行う場所を確保すれば、移動時間の短縮はできます。
    また仕事を行なう時間帯も、意外と重要です。

    皆さんは朝の始業時からの1時間と、昼食前1時間や終業時前1時間と比較して、どちらが効率的ですか?
    ビジネスマンの心理としては、時間に区切りがある前の1時間は最も効率的な時間になります。
    特に複数で行なう仕事の場合は、この区切り前1時間を有効に活用しましょう!

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    有限と無限

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  • 今日は、皆様に有限と無限についてお話ししたいと思います。

    もし、「今から1時間あなたに差し上げます。その間、何をしようとあなたの自由です。」と言われたとします。
    あなたはその1時間で、何をしますか?

    1日24時間という時間は、私たち全ての人が、平等に与えられている時間です。
    その時間をどう振り分け、どう使うか。
    よく耳にする、「時間が足りない」「1日が24時間以上あれば…」という忙しい方々の言葉。
    忙しい日々に追われているのかもしれませんが、それは言い換えれば、時間を上手く使えていないということを公言しているようなものなのです。

    その時間を、いかに効率よく、有効に使うか。
    それは、その人の技量次第ではないでしょうか?

    時間は永遠にはありません。
    時間は無限ではありません。

    1時間でできることは何なのか。
    探せば無限にあるのです。

    有限の中に無限にがある。

    だからこそ、想像力を働かせ、この時間でどれだけのことが出来るのか、どこまで出来るのか、考えて行動するのです。

    限界はいつも自分で決めるものです。

    これ以上、できないと思えばできません。 
    絶対に出来るという強い信念さえあれば、不可能だと思えることを可能にすることだってできます。

    限られた時間を大切に、
    必ずしも自分のためではなく、誰かのために時間を使える人に私はなりたいです。
    自分を信じてチャレンジ精神を忘れずに、
    そして1分、1秒を大切に、無限の可能性をひきだして行きましょう。

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    仕事のミスが絶えなかった私を変えたのはチェックリストでした。

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  • 管理部署へ異動となり不慣れな事務業務に追われたまだまだ新人のあの頃、ちょっとしたミスが多く落ち込む毎日が続いていました。

    当時から伝票や契約書のチェックや作成、お客様への資料の用意にあいさつ文、見積書や請求書の作成にチェック、計算書、報告書など様々な事務処理にデータ管理や加工での経営分析と取り扱う業務は多岐に渡りました。

    その上に社内外の電話対応、クレーム処理と事務作業をしながらの応対などもミスの原因でもありました。それでもベテランの社員はこれらの業務をテキパキとこなし、慣れているとはいえ正確で的確な処理は見事で参考になる仕事ぶりであり、自分も早くそうなりたいと願っていたあの頃を思い出します。

    そんな悩みをかかえていた私に先輩がアドバイスをしてくださったのが、不定期で複雑な作業の仕事はチェックリストを作って、それに従って見直しミスを防ぐというミス防止策でした。

    このチェックリストがこの後の自分の仕事に大きく貢献したことは間違いありませんでした。

    私は自分の能力のなさを恥じて悩んでいましたが、問題は私の人間性ではなく行動にあったわけです。ミスをしてしまうプロセスこそ改善すべきで、見直しや確認、チェックが足りていなかったということが分かったのです。

    先輩のアドバイスの通りチェックリストを作ってみると、みるみるうちにミスが減りました。それは確認や要するにチェックするためのものだけではなく、これから行う仕事の手順、流れのマニュアルにもなり、これにそって仕事をすすめ、これにそってチェックを行う。

    こうしてチェックリストを手にした私は、私自身は何も変わらず行動を変えることができ、見事に課題を解消することができたというわけです。ご参考になればうれしくも思います。

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    仕事のできるコツについて

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  • 上手な仕事の進め方、時間の進め方についてお話ししたいと思います。

    皆さんは仕事をどのように進めていらっしゃいますか?優先順位のつけ方や、時間配分は人それぞれだと思います。
    では、よい時間の使い方、仕事の進め方とはどのような方法なのでしょうか。私は、仕事の細分化をおススメしたいと思います。

    何か一つの仕事をするとき、1つの仕事を一気に片付けようとする方法があります。
    後々に残さず、その場で処理ができるので一見よいやり方のように思えます。

    しかし、一気に仕事を片付けるやり方では、多くの時間が必要となる場合がほとんどです。まとまった時間を確保して仕事をしよう、となると「あとで時間を見つけて」と往々にして仕事が後回しになることが多いのではないでしょうか。時間は天から降ってくるものではありません、自分からつかむものです。しかし「後で時間のある時に・・・」という考え方で仕事を後ろに持っていく人は、時間を見つけることなどできません。仕事を後回しにして、結局締切直前にあせってやっつけ仕事になるだけです。そんな進め方では、よい結果をもたらすことはできません。

    そこで、ひとつの仕事を細分化することでまとまった時間の確保は必要がなくなります。

    たとえば1時間必要な仕事を4つに分けると、1回15分で済みます。さらに細分化して1仕事5分にしたら、ほんの空き時間でも確実に仕事を進められます。仕事をしているうえで5-10分のスキマが生じることがありますが、この時間を使って効率よく仕事を進められることができるのです。後回しにする必要はなくなります。

    ぜひ実践してみてください。

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    合理的に物事を考える国アメリカ

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  • ハワイ旅行に行ったときの話です。

    空港を降りて専用のバスに乗りました。日本とはちが広い土地に広い道路に圧倒されました。高速道路を走っているときにガイドの方が『中央分離帯を見てください』といったので見てみると、大型のトラクターのような車で中央分離帯が移動しているのです。ガイドの方の説明によると朝夕に交通量がかわるので、交通量の多い車線を増やして片方を減らしているというのです。

    市街地にはいると赤信号なのに交差点で右折しています。進行方向が日本と反対なので日本で言う左折と同じです。これもガイトさんが言うには、歩行者に注意して走行可能ということです。

    道路の車線が多いからという理由もありますが、なんという合理的な国だろうと感心しました。その後ロサンゼルスへ行った時は高速道路は片側6車線以上あり、中央分離帯移動は無かったですが、交差点は右折可能でした。

    道路交通に関してですがこの国の合理性には感心しました。またそれを実践する実行力も素晴らしいと思います。

    会社でも合理化は必要です。

    いままでこうだからとか、マニュアルがこうだからといって何もしないのではなく、常にこうしたほうが効率がいいとか、こうしたらどうかという考えることが必要だと思います。そしてその考えを実行する事がさらに重要です。仕事や作業の合理化や生産性の向上などは現場の人が一番よくわかっています。

    その現場の人が身近に感じることを改革してゆくことが会社全体の利益に繋がると思います。

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