職場のABC

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  • 職場のABCという言葉を聞いたことがありますか。
    「当たり前のことを」「バカになって」「ちゃんとやる」の頭文字をとったものです。

    当たり前のことをやるのは「当たり前」なのだから簡単なことだと思うかもしれませんが、経験を積めば積むほど、難しい判断をするようになるほど、できなくなるものだそうです。

    よく大企業の不祥事が取り上げられています。例えば三菱自動車やフォルクスワーゲンの燃費不正問題は、社内の担当者や役員が実際の燃費が目標未達であることを知りつつ、自分たちに有利になる測定方法をしたひ、測定結果を改ざんしたりして消費者をだましていた、というものです。

    ルールを守ることは当たり前のことです。燃費について言えばルールとは正しい測定方法で得られた結果をそのまま公表することです。ですが、競争が激しくなる中で、公言した新車の発売期日や燃費目標を達成するためには、結果を少し変えることが仕方のないことと捉えられるようになったのではないでしょうか。
    そのような職場環境において、正しい測定値を報告することは周りからどう思われるでしょうか。バカにされるかもしれません。

    「当たり前のことを」「バカになって」「ちゃんとやる」成熟した職場で世の中と価値観が異なった仕事の仕方をされているとき、世の中の当たり前が変化したとき、きちんと当たり前よことをするというのは、難しく勇気のいることです。

    職場という団体行動では、スタンドプレーは疎まれがちですが、ときには職場の慣習を破ることも必要です。自分の良いと思うこと、ではありません。正しいことは、お客様に対して恥ずかしくないことです。とても難しいことですが、その判断基準を忘れずに仕事をしたいと思っています。

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    適切な報告の仕方について

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  •  報告の仕方には二つのパターンがあります。

    一つはすべてが完了してから、その結論と詳細をまとめて同時に報告する「完結報告型」があります。
    この報告は通常のルーティンワークの報告に多いパターンですね。
    内容的にはそれほど緊急性・重要性もなく、また難易度も高くありません。

    もう一つは、その途中経過を随時報告しながら、最後にまとめて結論と詳細を報告する「経過&完結報告型」があります。
    この報告は業務内容の難易度や重要度が高いとか、緊急的な業務の場合に行われる報告のパターンです。

     「完結報告型」には定型のフォーマットがあり、各部署が把握すべき項目をもれなく記載するようになっています。

    つまりフォーマットにそって記載していくと、会社として必要な事項が網羅できるようになっています。
    したがってそれほど報告のレベルに個人差は出てきません。
    一方、「経過&完結報告型」では、各個人によって報告内容に格差が生じます。
    その理由としては、完結報告の定型フォーマットはあっても、経過報告の定型フォーマットはないからです。
    経過報告はその報告のタイミングや報告の内容が様々で、定型のフォーマットは作れませんね。
    それが報告内容に個人差が生じる原因となります。
    重要度や緊急性が高い案件においては、完結報告よりも経過報告のほうが重要になってきます。

     それでは適切な経過報告とはどのような仕方なのかを、まとめて紹介したいと思います。

    1.誰に報告するかの報告窓口人を設定
    報告を誰にするかを設定し、その人と連絡が取れない場合の報告代理人も設定します。

    2.前もって報告日を設定し、報告する時間帯も設定
    報告を受ける人は、いつ報告がくるのか、どこまで進捗しているのか、定期的な報告を待っています。
    またその報告の内容によっては、何らかの指示を出したり受けたりする必要が出てきます。

    3.報告ツールは携帯もしくはPCのメールがベスト
    報告のツールとしては一番手っ取り早いのは電話ですが、つながらない場合や聞き間違ったりする可能性があります。
    メールは電話と比較すると少し時間がかかりますが、報告したいときに送れて、また確実に文章で残りますので間違いはありません。

    4.結論と詳細は分けて報告
    結論と詳細を同時にしようとすると、それだけで時間が経過しますので、まず一報として概要の結論のみを報告します。
    その後、時間を見つけて結論に至った詳細を報告します。

    5.確定、未確定、不明は明確に区分する
    結論が出て確定したことなのか、まだ進捗中で結論が未確定なのか、正確な情報がなく不明なのかを、明確に区分して報告します。

     経過報告をしなければならない場合は、かなり重要性や緊急性の高い案件だと思われます。
    その経過報告が適切でなかったことにより、その案件が失敗になるなる場合もありますね。
    経過報告においての報告ミスをなくすためにも、上記5つのことに注意しながら報告しましょう!

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    ハンコは何故丸いのか?

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  • 会社生活を送る上での必需品の一つにハンコがあります。

    職場だけではなく、公的機関への届け出などにも必要ですので、複数持っている方がほとんどではないでしょうか。いくつか持っていても、どのハンコも形は丸いのが普通です。

    歴史の教科書で見た中国の昔の印鑑は四角かったと記憶しています。四角ではダメなのでしょうか。実際のところ丸い印鑑は転がりやすく、机の隙間に落ちてしまったり、不便な面もあります。

    ハンコは何故丸いのか。実はいくつかの説があります。

    印鑑登録をする際は、丸いハンコと決められているそうです。理由は、丸い方が外枠が欠けにくいから。枠が欠けているハンコだと、登録できないこともあるようです。

    丸は「円満」とか「丸く収める」という意味に通じ、縁起をかついでいるという説もあります。ハンコを押した以上は、その契約なり、売買なり、うまく行ってほしいと思いますから、これもうなずける理由です。

    私がなるほど!と思った説は、丸いハンコだと、斜めになったり逆さまに押したりしないように、ハンコを押す前にどちらが上になるか確かめなければいけない。そのため、押すまでに少し「間」ができます。このままハンコを押してもいいのかもう一度考える、この「間」を作るために、ハンコは丸くしてあるというものです。ハンコを押すというのは責任を持つということ。あくまでも慎重にというわけです。

    オフィスでは手書き文書が減って、ハンコを押す機会も以前よりは減っていますが、手順は変わっても、決定のサインを出す際には、ちょっとした間を持つことは大切なのではないかと思います。

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    スマートフォンのマナーにつて

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  • スマートフォンのマナーについて、社会的に叫ばれるようになってからすでにかなりの時間がたっています。

    しかしながら、いカニニュートラルに見てもスマートフォンのマナーがよくなっているとは考えにくい状況ではないかと思います。

    海外ももちろん、スマートフォンの普及は進んでいますが日本ほどマナーが悪いという風景をテレビなどでは見ることも少ないと思います。

    こうした問題を解決するにはとにかく大人が自分たちのマナーをまずは戒めるところからはスタートではないでしょうか。いかに子供たちにスマートフォンのマナーの大事さを訴えようとしてもお手本となるべき存在がいないようではどうにもなりません。

    ちなみに我が家では子供たちにスマートフォンを持たせるにあたり、ルールを作りました。

    食事中はスマートフォンをさわらない。勉強するときにもさわらない、人と会話するときにはスマートフォンを触らないという極めて基本的なルールです。もちろん、私も家内もこのルールは子供たちに徹底するうえでは自分たちも守るようにしています。

    おかげさまで高校生と中学生になった娘たちもこのルールをしっかり守ってスマートフォンの利用をしてくれています。当たり前のことかもしれませんが最初が肝心です。

    あらゆる場面でこうしたマナーを守ることの大事さを説き、さらに大人が実践するという基本の形を大事にしていけばきっと変わると思います。こうした積み重ねこそが何よりも大事です。

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    仕事のミスが絶えなかった私を変えたのはチェックリストでした。

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  • 管理部署へ異動となり不慣れな事務業務に追われたまだまだ新人のあの頃、ちょっとしたミスが多く落ち込む毎日が続いていました。

    当時から伝票や契約書のチェックや作成、お客様への資料の用意にあいさつ文、見積書や請求書の作成にチェック、計算書、報告書など様々な事務処理にデータ管理や加工での経営分析と取り扱う業務は多岐に渡りました。

    その上に社内外の電話対応、クレーム処理と事務作業をしながらの応対などもミスの原因でもありました。それでもベテランの社員はこれらの業務をテキパキとこなし、慣れているとはいえ正確で的確な処理は見事で参考になる仕事ぶりであり、自分も早くそうなりたいと願っていたあの頃を思い出します。

    そんな悩みをかかえていた私に先輩がアドバイスをしてくださったのが、不定期で複雑な作業の仕事はチェックリストを作って、それに従って見直しミスを防ぐというミス防止策でした。

    このチェックリストがこの後の自分の仕事に大きく貢献したことは間違いありませんでした。

    私は自分の能力のなさを恥じて悩んでいましたが、問題は私の人間性ではなく行動にあったわけです。ミスをしてしまうプロセスこそ改善すべきで、見直しや確認、チェックが足りていなかったということが分かったのです。

    先輩のアドバイスの通りチェックリストを作ってみると、みるみるうちにミスが減りました。それは確認や要するにチェックするためのものだけではなく、これから行う仕事の手順、流れのマニュアルにもなり、これにそって仕事をすすめ、これにそってチェックを行う。

    こうしてチェックリストを手にした私は、私自身は何も変わらず行動を変えることができ、見事に課題を解消することができたというわけです。ご参考になればうれしくも思います。

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    やられてみて初めて解る歩きスマホの怖さ

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  • 歩きスマホが危険だと言うことは今随分と注意されていることですが、ついつい自分でもやってしまうと言うのが本音です。

    と言いますのも、電車の中で検索して丁度ヒットしたところに駅に到着、などと言う場合そのまま検索結果を見ながら電車を降りてしまったりするのです。正直な話、短時間だし下を見ていても誰か近づいて来れば足元が目に入るから解るだろう、と浅はかにも考えていたのも事実です。

    でも先日の事、自分はスマホは見ていないで電車から降りたんです、勿論朝のラッシュ時でしたので人の流れに押されるように歩いていました。こちらから乗り継ぎの通路に歩くのとは反対に、勿論逆からこちらの線に向かってくる人たちもいるわけで、無意識の感覚と言いますかその流れが意外とぶつからずに、上手くすれ違っていくのが普通だと言うのは皆さんご存知かと思います。

    ところがその日、ちょっと電車が遅延していて、その分何となく人の流れが急ぎ足になっていました。と、前から歩いてくる人がスマホを見ながらだったのです、良くあることなのでギリギリにはすれ違ってくれるだろうと気にしていなかったのですが、何時もより人の流れが速かったのも災いしたのでしょうか、その人が自分に正面衝突してきたのです。
    向こうにすれば、相手が避けてくれると思っていたのかもしれません。

    若い人に正面からぶち当たられたので、さすがにバランスが崩れて線路の方に身体がかしぐのかわかりました、「拙い」と思って必死に身体を立て直したんですが、そして幸い隣にいた人が気が付いて手を引っ張ってくれたので事なきを得ましたが、衝突したご当人の姿はすでに見えませんでした。

    それ以来、ラッシュ時間帯の歩きスマホだけは絶対にやめようと決心して、実行しています。

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    クリンリネスの大切さ

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  • アメリカの自動車王ヘンリー・フォードは、心にしみる沢山の名言をこの世に残しました。
    その中に、「不潔な工場に善良な職工なし」という言葉があります。

    日本の企業では、「4S運動」を目標に掲げている会社が数多くあります。

    整理・整頓・清潔・清掃の頭文字をとったもので、サービス業や製造業などでよく謳われています。
    それらは売り上げにつながらないと考えている方が中にはいるかもしれませんが、この4Sを徹底する事で、お客様やお取引先に対してより上質なサービスが提供できるということはご存知でしょうか。
    どれも知っている単語ではありますが、これらを行う事で一体どうなるのか、説明していきます。

    整理する事、すなわち、いるものといらないものを区別する事で、仕事の精度を上げることが出来ます。
    整頓する事、すなわち、あるべき場所にあるものをきちんと置いておくことで、探す手間や時間を仕事に費やす事が出来ます。
    清潔にしておく事で、お客様に不快な思いを与えにくくなり、フレッシュな印象を与えます。
    また、製造業の場合であれば、製品に不純物が混じる事を防いでくれます。
    清掃、すなわち、掃除をすることで、製品を綺麗に保つことが出来ます。

    ホームセンターなどで、奥でホコリ被った商品をお客様が手に取った時、何と思われるでしょうか。
    不快に思い、「この店は汚いから嫌だ」と感じるのではないでしょうか。

    これらは全て、きめ細かな積み重ねが大切になってきます。
    そして、継続することが大切なのです。
    全ては、相手を不快な気持ちにさせないためにも非常に大切な「基本」なのです。

    「4S運動」が、言葉だけになってはいませんか。
    今一度、見直してみましょう。

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    ルール、モラル違反を見かけたら勇気を持って注意しませんか。

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  • 今朝車での通勤途上でこんな光景を目にしました。

    私の前を走っている車の若い方だったと思いますが、交差点で信号待ちしている時に運転席の窓を下ろして、タバコの吸い殻をポイっと捨てました。

    一瞬「えっ、こんな所で捨てるなよ、車の中に灰皿は無いの」と思いました。皆さんこんな光景を見たことがありませんか。車からでなくても歩道や公園などでポイ捨てしているのを良く見かけますよね。だから車道や歩道、公園などにはタバコの吸い殻が結構落ちています。こんなこと自分の家の中や庭でしますか、自分の家はダメで他の場所だったらいい、そんな筈無いですよねぇ。こんなのはしてはいけない最低のルール、モラルです。

     日本は人々が勤勉で良く働き、技術レベルも高く、国土も整備されていて素晴らしい国と他の国の人に羨ましがられていますが、私から言わせると、最低のルール、モラルも守れないのに何をか言わんやです。これは道徳教育が徹底されていないという問題もあると思いますが、本来はルール、モラルなのですから、それを守る個人の意識の問題だと思います。皆さんもまさかタバコの吸い殻に限らず、ゴミを公道や公園に捨てて平気ということはないでしょう。

     そこで提案ですが、まず自分達は絶対にそういうことはしないこと、もしそうした、そうしようとしている人を見かけたら勇気を持って注意しませんか。

    人間関係が希薄になっている現代において本当に勇気の必要な行動かも知れません。でもやってみましょう。あなたの周りのほとんどの方は良心のある方ですから、あなたの勇気ある行動を後押ししてくれる筈です。

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    時間の大切さを考える6月10日、時の記念日

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  • 6月10日は「時の記念日」です。
    国民の祝日ではないですが、時間を大切にすることを考える日として、時計会社や天文台などがイベントを実施しているそうです。

    なぜ6月10日が時の記念日であるのか知っていますか?
    日本で最初に時計の鐘を打ったのが6月10日でした。これは「日本書紀」の中に書いてあるのです。

    6月10日を時の記念日にしようという動きは今からおよそ100年前の明治時代のことです。「生活改善同盟会」という団体がありました。当時の日本は開国直後であり、生活様式の中に欧米の文化が取り入れられていました。このような時代に、日本でも欧米並みの生活習慣を身につけようと唱えたのが「生活改善同盟会」です。

    「生活改善同盟会」は、時間を尊重し、時間厳守の励行を訴えていて、「時の記念日」の制定を後押ししたのです。生活改善同盟会は、日常生活の中で守るべき10数項目を提唱していたのですが、その内容は現代にも通じるものばかりです。

    例えば、出勤時間や退庁時間を厳守すること、勤務時間と休憩時間を区別して時間を浪費しないこと、先方の迷惑するような時間の訪問は慎むこと、など。

    このような時間を守るための運動の成果もあってか、日本人は時間に正確だというふうに評価されています。日本を訪れる外国人は電車の時間の正確さに驚くことが多いそうです。また、ANAやJALなどの日系の航空会社は定時到着率が世界でも常にトップクラスです。

    時間厳守の文化は日本の誇りですね。時の記念日に改めて時間の大切さについて見直してみるのはいかがでしょうか。

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    子供の携帯電話の所持について

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  • 1)導入
    初めて携帯電話を持ったのはいくつのときですか?
    全米では80パーセント以上の子供が15歳になる前に、40パーセント以上が12歳までに自分自身の携帯電話を手にするそうです。
    これは適切といえるでしょうか?

    2)自論
    私は18歳以下の子供の携帯電話利用を禁ずるべきだと考えます。
    今からその理由を3つあげます。

    3)メインポイント
    1つ目の理由は、携帯電話の使用が学業に悪影響だという点です。テキサスとルイジアナの2つの大学の行った調査によると、生徒の携帯電話の持ち込みを禁じた中学と高校では、最大で6パーセント成績が上がったそうです。学校だけでなく、家での使用も禁ずるべきです。

    なぜなら、2つ目の理由として、子供たちの不眠症があげられるからです。サットンホール大学のピーター・ポロ博士の調査では、61パーセントの子供が寝床へついたあとも携帯をいじり、睡眠不足から学業に影響がでていると話しています。

    3つ目の理由は、サイバーブリング、つまり、携帯電話などネット上で行われるいじめです。悪口、グループはずし、なりすまし、など、やり方は様々です。サイバーブリングは、周りのおとなや先生に気づかれにくいということもあり、増加の一途をたどっています。中には、自殺するケースもあり、深刻な社会問題といえます。いじめには、リベンジポルノも含まれます。ティーンエイジの子供たちが、恋人同士となり、関係がこじれたときに起こることもありますが、さらには、出会い系サイトへの安易なアクセスが、リベンジポルノの被害を拡大しています。

    4)まとめと結論
    このような理由から、私は酒やたばこと同じように、携帯電話の使用開始にも年齢制限を設けるべきだと考えます。18歳という年齢は、高校卒業する時期ということで設定しました。ただし、子供が自分で携帯電話を買いに行くのではなく、親が与えるわけですから、この問題を真摯に受け止め、考えるのは、実は親の務めだと言えます。

    もしも今、自分のお子さんに携帯電話を購入しようと考えていらっしゃる方がいたら、この小さな電子機器がいかにお子さんの人生を変えてしまうかということを思い出してください。

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    ルールを守って快適な社会生活を送る

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  • 5月3日って何の日だろう?とふと思ったのですが、「憲法記念日」だったのを思い出しました。
    今、憲法改正にまつわる話が話題になっていますが、個人的にはやはり平和でありたいという願いから、憲法9条はそのまま残してもらいたいなと思っています。

    そして、実はこの日は「ゴミの日」でもあるんです。
    5と3でゴミということらしいです。

    憲法は国のルールですが、ゴミに関するルールもたくさんありますよね。
    ゴミの分別はもちろん、ゴミの出し方など、しっかりとルールを守ってゴミを出すということはとても大事なことだと思います。

    市区町村によってもルールは違うようですが、リサイクルできるものはきちんと分別することで有効活用できますし、マナーのないゴミの出し方をすると近所に迷惑がかかってしまいます。
    猫やカラスの被害もよく見かけるので、ゴミを出す時には、曜日や出し方のルールをしっかり確認しなくてはいけないといつも思っています。

    正直なところ、時々ルールって面倒だなと感じることもあります。
    どこへ行ってもルールだらけだからです。
    職場内にもルールはありますし、もしルールがなくてもマナーというものがあります。

    あまりに厳しすぎるルールを作ってしまうとストレスがかかってしまいますが、それでもある程度のルールはやはり必要だと感じます。
    交通ルールを誰も守っていなかったら事故ばかり起きてしまいますし、会社で定めたルールを守らなければ大きな損失を出してしまうこともあるでしょう。

    憲法となるととてもテーマが大きくなってしまいますが、ゴミ出しや会社でのルールなら日頃個人で対応できる範囲です。
    みんなで快適な生活を送るためには、最低限のルールを守ることが大事なことだと思っています。

    一社会人として、これからもルールやマナーを意識した生活をしていきたいです。

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    ルールブック

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  • サッカーのルールブックは非常に薄いそうです。
    野球のルールブックなどは非常に分厚くてありとあらゆるプレーに対してルールを定めているそうです。

    では何故サッカーのルールブックは薄いのでしょうか?

    それはサッカーが紳士のスポーツだからだそうです。

    ルールを事細かく決めなくとも「紳士らしくあれ」だけでおのずとルールは決まるのです。
    またルールブックにないプレーは審判が紳士の行為か紳士らしくない行為かで反則かどうかを決める訳です。

    会社や部署でもそうありたいと思います。

    細かなルールや規則を決めずとも紳士的かどうか、自分の仕事ぶりは紳士として相応しいかどうか。
    常に自分が紳士であるかどうかを頭に置き仕事に励みたいと思います。

    また上司が部下を評価する時も部下は紳士的な振舞いをしているかどうかで評価する。
    取引先に対しても紳士的な取引をする。

    ライバル会社との競争も紳士的かどうかを常に考えて競う。
    分厚い就業規則やルールブックがなくとも紳士的かどうかを自分で自分を評価する。
    そうすることで社内が部署が規律のある紳士的集団となり業績もアップすると思います。

    分厚いルールブックが必要な会社や部署と薄いルールブック十分な会社や部署、
    どちらで勤めたいでしょうか?

    私は薄いルールブックで十分な会社や部署で勤めたいと思います。社員の自主性に任されながらも
    社員一人一人が紳士的に仕事をこなす。
    素晴らしい会社、部署だと思います。
    皆さんもそんな会社や部署で働きませんか。

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    ペットについて考えてみましょう

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  • こうして朝礼を行った後に皆で会社前の掃除をします。

    タバコのポイ捨てなどは掃除も簡単ですが、困るのは犬の糞です。
    毎日掃除しますが、犬の糞を見ない日は珍しいぐらいです。

    恐らく朝の犬の散歩に連れ出した飼い主が後始末をしていないのが原因でしょう。
    最低限のマナーも守れない人にペットを飼う資格はありません。

    糞以外にも問題をよく聞きます。

    例えばペット飼育が可能なマンションでも、ペットの扱い方には制限があります。
    一例が「敷地内では犬には歩かせない」ということです。
    糞と同様にこれらのマナーを守らない人がたくさんいるのが残念です。
    飼い主としてきちんと犬のしつけをすることが求められます。

    この中でペットを飼っている人はどれぐらいいるでしょう?最近のペットブームは何か異常な物があります。
    聞くところによると流通段階で死んでしまうペットは莫大な数に上るそうです。

    我々の手元に来るペットの陰にはたくさんのペットの命があるのです。
    そんな話を聴くと胸が痛みます。

    ペットショップなどでは人懐こい、可愛いペットから先に売れていきます。
    見栄えの悪いペットは売れ残ります。
    売れ残ったペットはその後どうなるのでしょうか?

    会社の同僚の女性の飼い猫が死んだそうです。
    賢くて長年一緒にいた猫だったそうです。

    会社で仕事中で電話で死んだことの連絡が入り大泣きしていました。
    長年飼っていると情が移ります。

    生物である限り仕方ないことです。
    しかしそういった悲しいことがあっても過剰になると逆効果です。
    我々人間はペットによって癒しを求めているのです。

    ペットを飼うことで他人に迷惑をかけたりすることなどもってのほかです。
    皆さんもペットについてもう一度考えてみて下さい。

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    知らないを知る

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  • 車を運転していると常々感じる事があります。

    交通ルールを知らないという事は危険である事は言うまでも有りませんがある意味最強なのではないか、音楽を聞きながら自転車に乗る事はとんでもなく恐ろしいはずなのに、それに気づかない若者はある意味肝っ玉が据わっていて逆に羨ましい気がしてしまう。
    もちろんルールはルールですから自分の為にも他人の為にも守るべき事だと思います。
    突然飛び出てくる自転車に驚いてバカヤロウと一人毒づいた経験は誰にでもあるだろうし、無くなればいいのにと本気で思います。

    しかし、車を運転して初めてその恐ろしさが分かるのだと言う事を忘れてしまっているのは自分です。
    自分だって免許を取りに行ったその時まで車の死角なんて考えた事も無かったですし、ミラーがあるのだからスレスレ横にいるのは気がついてるはずと勝手に安心していた時はあったのです。

    自分が知っているのだから相手も知ってるはず。
    勝手な解釈は車の運転に限らず、日常で気が付かず様々な形で危険なひずみを生み出します。

    恋愛・仕事・親子関係・すれ違うだけの見ず知らずの人、どんな時も全ての事に気を配ることは難しい事かもしれませんが、少しの余裕と「ちょっと待てよ」と違う目線を持つ努力で出てくる答えが変わるという事を知っておいて頂ければと思います。

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