オフィス内の整理整頓は、業務効率に直結します。
整理整頓がされていないオフィスにおいて、その時間の大半は、ものを探す時間に費やされているといいます。
大袈裟に感じるかも知れませんが、書類一枚、書けるボールペン一本を取り出す時間、実際に使う時間、それらの時間配分を少し意識してみて下さい。
５Ｓ（ごえす）という考え方があります。
・整理、整頓、清掃、清潔、躾
これらの頭文字を取って５つのＳという訳です。
整理とは、要るものを残し、要らないものを捨てる事。
整頓とは、物の置き場所を誰にも分かりやすく決める事。
清掃は、いわゆる掃除と点検を行う事。
清潔は、綺麗で使いやすい状態を保つ事。
躾は、上の４つを実行出来るよう、社内の教育を徹底する事です。
例えば、ホチキス１つ考えても、場所が決まっていなければ、ホチキスを使う時に常に探す作業から始まる訳です。
それを防ぐ為に各自がホチキスを持ったら、文房具一式がひしめき合う机の中をやっぱり探す事になるでしょう。
「最低限の使うものだけ残し、定位置を決めて、必ず戻す事」
これ、すぐに実践出来そうな業務改善です。
ところが、５Ｓを導入しても、半年経たずに導入する前に戻り、散らかってしまう会社も多いそうです。
この原因は２つ。
定位置の設定が実態に合っていない事、そしてルールを破ってしまう人が出る事、です。
整理整頓は１つの例です。同じように、どんな優れたルールも、破る人が出れば破綻していくのです。
ルールは意味があって存在し、それは仕事全体にとっての大事なパーツである事を理解し、そこに疑問が生じたら正しい手順で修正する事を心がけましょう。
