物語の展開や組み立てのしかたを段取りを言いますが、あらかじめ物語を作る時に行う準備のことを言います。その段取りについて「段取り八分」という言葉がビジネスで使われることがあります。

成功するかどうかは、８割の準備で決まることを言います。ビジネススキルでよく使われる言葉ですが、８割の残りの２割は何なのか。それを考えてみると、仕事によってさまざまな状況があります。

私の経験では、２割は突然起こる例外的状況を含みます。下調べや書類の整理、データ確認を８割しっかり行っていれば、当日の天候やクライアントの都合など予測できないことがあっても、すぐに臨機応変な解決策を考える余裕ができるということです。

特に現場での安全対策については、効果を発揮します。２割の中で想定できることの多くを、頭で考えることができるからです。

入社したばかりだと、この８割のために、夜が眠れなくなることもありました。しかし、８割の準備は、仕事が慣れてくるとだんだんと早くなり、効率がよくなります。

一方で、準備をするなら、当日に完璧にできるように準備を１０割しておこうという人がいます。１０割準備をして安心してしまうと、臨機応変な対応できなくなってしまいます。８割の準備と残りの２割は、可能性を考える余裕を作らないといけません。

あるいは、人によっては、５割の準備で朝早く起きてから残りの３割を準備しようという人もいます。体が疲れていたなどで、早く起きられないことがあったりと、かなりリスクが高くなります。

そのようなことになってしまったということは、要するに準備できなかったということです。８割という数字は、よく考えられていると思います。ぜひ実践してみてください。