多くの職場において、電話応対は業務上不可欠なものです。
社会人になりたての頃は、電話1本1本に緊張しながら応対していた覚えがあります。
しかし年数が経ち、当たり前にこなすようになってきている今、改めて自分の電話応対を見直してみると、
決していい応対だと胸を張って言えるものではない気がします。

そこで、新入社員の頃に受講した電話応対研修の内容を復習しました。
その中から、今すぐ誰にでも実践できることを、2つご紹介したいと思います。

1つ目は、かかってきた電話にはすぐに出るということです。
研修の中で、先生から「応対が良い会社は、1コール以内で、遅くても3コール以内で電話に出ます」というお話がありました。
そこには、電話をかけてきた相手の時間を少しでも無駄にしないという気遣いがあります。
お客様からの電話の場合は特に、この意識は大切になると思います。

2つ目は、笑顔をつくるということです。
電話越しの声は、自分で感じているよりも暗くなっていたり、小さくなっていることがあります。
これを改善するには、笑顔をつくることが効果的です。
ただ明るい声を出そうと意識しても、声色だけ変えるのは案外難しいのです。
そのため、笑顔をつくってから発声するのが、明瞭な声で応対できる近道となります。

業務が立て込んでいると、なかなか細かいことまで意識することは難しいですが、
この2つのポイントだけ意識できれば、よりスムーズなコミュニケーションをとることが期待できます。
スムーズなコミュニケーションは、効率の良い仕事につながります。
業務の効率アップのためにも、日々の電話応対から気を付けていこうと思います。