一工夫した納期、優先度管理の方法

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  •  依頼された仕事の期日を守るというのは、会社員にとっては必要不可欠、最低限守るべきことだと思います。それを忘れないようにするために、人それぞれで自分にあったちょっ工夫をして対応をされていると思います。PCやスマホなどのリマインダー機能を有効に使われている方もいるでしょう、手帳やカレンダーに書き込んで管理をされている人もいることでしょう。今回は私が実践している方法をご紹介したいと思います。

     私が活用しているのは、PCのモニターと付箋です。どのように使用するのか、付箋に必要最低限の内容を書き込みそれをモニターの周囲に貼り付ける。必要最低限の内容としては、納期、依頼者、自分が確実に理解できる依頼内容のみだし、これくらいで十分です。あまり多く書くと細かな字で書かなければならず、、パッと見て内容が理解できないので、細かな内容は他にメモなどが準備されていれば良いと思います。作業が終了すればそれを剥がす。たったこれだけのことで、十分に記述遅れ防止につながると思います。もし、付箋作成の時間がないような場合には、とりあえず依頼された内容のメモや依頼文をそのまま仮に貼り付けておくのも一つだと思います。これで一先づ自分の座席についている間は確実に仕事の納期が常に目に止まる位置にあることになります。

     また、応用編としてですが、出先に入る際にも仕事の納期確認が出来る方がいいと思うのであれば、後からPCやスマホに依頼事項のデータをリマインダーなどに入力するという事もできます。これは自分の仕事の優先度などやスケジュールの変更などを見直すことができるので是非ともやった方が良いと思います。

     さらに付箋を貼り付けるモニターの場所を自分なりのルールを決めて管理することで作業効率を図ることもできます。例えば、画面左側は優先度が大の至急対応しなければならない事項、画面下側は優先度中の納期までに確実に終われば良い事項、画面右側は優先度は低く納期の再調整も十分可能な事項、といった具合に分けておき、途中で優先度が変更になったばいいや納期が近づいてきた場合に付箋の貼る位置を変えることで、優先度の管理や作業予定の管理をすることができます。

     以上、納期管理を実施する際の一つの方法としてご参考になればと思います。




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