日々、仕事をしていると、やらなければならない仕事の集中する時があるものです。そんな時は何から手を付けて良いのか、迷ってしまうことが少なくありません。

そういう時に役に立つツールが「マトリクス」です。マトリクスを利用すると、何から始めるべきかの優先順位を決められるようになります。また、マトリクスを作成すると、広い視野でもって仕事の内容を見るようになり、さらに仕事全体の流れを把握できるようになります。

ところで、マトリクスというのは、カタログやパンフレットなどでよく見られる、縦軸と横軸で構成された図表のことです。マトリクスを使って仕事の優先順位を決める場合は、縦の軸と横の軸をそれぞれ重要度と緊急度に設定します。

重要度と緊急度の優劣ごとに仕事を配置すると、表を4つのカテゴリに分けることができます。
1つ目は、「緊急性が高く、かつ重要度の大きい」仕事です。このカテゴリに入る仕事はすぐに実行すべきであり、遅れると組織にダメージを与える危険性があります。

2つ目は、「重要度は大きいが、緊急性が低い」仕事です。このカテゴリの仕事は業績に大きな影響を与えますが、即時での対応は求められていません。長期的な視点で対応します。

3つ目は、「緊急性は高いが、重要度は小さい」仕事です。このカテゴリに入る仕事は得てして、他の部署の仕事と絡むことが多くなっているものです。適切なタイミングを見計らうことが大切です。

最後の4つ目は、「緊急性も低く、重要度も小さい」仕事です。このカテゴリの仕事は往々にして簡単な仕事が多いため、最初に手を付けがちです。ただ、この仕事は業務時間の最後に取り組むべきであり、また多くの時間を費やすべきではありません。

マトリクスを活用する習慣をつけると効率的に仕事ができます。