議事録と言われるとどうしても形式的に書かなければいけない書類という印象が強いですが、実際はそんなことはなく色々な重要な要素を秘めた大切な文書であると私は考えています。

議事録とはいわば会議や会話の記録であり、まさに次に誰かその会話の内容を知らない人が見ても内容が分かるようにするためのものであり、いわば正式な記録のようなものです。

通話による会話、録音なども現代の技術を踏まえると会議の記録に使用することはできると思います。ただ、録音の場合は大きく分けて二つのデメリットがあります。
一つにサイズが大きくなりがちであることが挙げられます。あれもこれも録音して保存となると、膨大な容量になると想定され補完する基準などを設ける必要がでてきてしまいます。

また、もう一つに録音を聞いても要点が分からないという問題があります。確かに会話を全てデータとして残すという意味ではわかりやすいというところもありますが、聞いてすぐに結局この会話で何を話したのか大切なことがすぐにわかるかと言えばわからないと思います。

そこで、丁寧なメモとして議事録にまとめるようにすることで何が決められたか、誰が何をやるかなどを短時間で理解することができるようになると思います。

Wordやテキストファイルであれば容量の問題についても困ることはあまり多くはなく、整理も比較的簡単になると思います。また、文章化することで自分自身の知識の整理につながるというメリットもあります。

だからこそ、議事録をしっかりと書くという意識を持ってもらえればと思います。