言葉で伝えたり、映像で伝えたりなど、さまざまな方法で情報を他の人に伝える場面が仕事では多くあります。
そのときに知っておくべきことがあります。

言葉だけで情報を伝えた場合には、その30％しか伝わらないということ、言葉に加えて文字や映像などの視覚も利用した場合は、80％以上が伝わると言われています。

例えば、道順を伝える場合を考えてみましょう。この道をまっすぐ行って、郵便局の角を右折、そして100ｍ行くとコンビニエンスストアがあるので左折、次に公園があるので右折などを言葉で説明した場合、一般的に人は4つまでは覚えることができます。しかし、それ以上は覚えられないと言われています。マジカルフォーと呼ばれています。しかし、紙に書けば100％、正しく伝わります。つまり、多くの情報を一度に伝えたいときは紙に書いてあげることが大切です。

次に何かの作業手順を伝える場合を考えてみます。おもしろい実験がありました。紙に書いてある折り紙の手順書を見てから折り紙に取り組んだ場合は１０人中１人が正しく完成し、映像で手順を見てから折り紙に取り組んだ場合は１０人中２人が正しく完成しました。そして、紙の手順書を見ながら折り紙に取り組んだ場合は１０人5人が正しく完成し、映像を一時停止しながら折り紙に取り組んだ場合は、１０人中１０人が正しく完成したのです。

このことから情報を伝える場合には、映像で視覚に訴えることが効果的だということがわかります。しかし、映像を活用する場合にも注意すべきことがあります。それは、人の集中力は２～３分間しか続かないことです。映像を使う場合でも、２～３分間の単位で区切りを入れることが大切だということです。

自分では伝えたつもりでも、正しく伝わっていないことが起きます。このように人に情報を伝える場合には、人の特性を理解しておくことが大切です。