適切な報告の仕方について

  • 追加
  •  報告の仕方には二つのパターンがあります。

    一つはすべてが完了してから、その結論と詳細をまとめて同時に報告する「完結報告型」があります。
    この報告は通常のルーティンワークの報告に多いパターンですね。
    内容的にはそれほど緊急性・重要性もなく、また難易度も高くありません。

    もう一つは、その途中経過を随時報告しながら、最後にまとめて結論と詳細を報告する「経過&完結報告型」があります。
    この報告は業務内容の難易度や重要度が高いとか、緊急的な業務の場合に行われる報告のパターンです。

     「完結報告型」には定型のフォーマットがあり、各部署が把握すべき項目をもれなく記載するようになっています。

    つまりフォーマットにそって記載していくと、会社として必要な事項が網羅できるようになっています。
    したがってそれほど報告のレベルに個人差は出てきません。
    一方、「経過&完結報告型」では、各個人によって報告内容に格差が生じます。
    その理由としては、完結報告の定型フォーマットはあっても、経過報告の定型フォーマットはないからです。
    経過報告はその報告のタイミングや報告の内容が様々で、定型のフォーマットは作れませんね。
    それが報告内容に個人差が生じる原因となります。
    重要度や緊急性が高い案件においては、完結報告よりも経過報告のほうが重要になってきます。

     それでは適切な経過報告とはどのような仕方なのかを、まとめて紹介したいと思います。

    1.誰に報告するかの報告窓口人を設定
    報告を誰にするかを設定し、その人と連絡が取れない場合の報告代理人も設定します。

    2.前もって報告日を設定し、報告する時間帯も設定
    報告を受ける人は、いつ報告がくるのか、どこまで進捗しているのか、定期的な報告を待っています。
    またその報告の内容によっては、何らかの指示を出したり受けたりする必要が出てきます。

    3.報告ツールは携帯もしくはPCのメールがベスト
    報告のツールとしては一番手っ取り早いのは電話ですが、つながらない場合や聞き間違ったりする可能性があります。
    メールは電話と比較すると少し時間がかかりますが、報告したいときに送れて、また確実に文章で残りますので間違いはありません。

    4.結論と詳細は分けて報告
    結論と詳細を同時にしようとすると、それだけで時間が経過しますので、まず一報として概要の結論のみを報告します。
    その後、時間を見つけて結論に至った詳細を報告します。

    5.確定、未確定、不明は明確に区分する
    結論が出て確定したことなのか、まだ進捗中で結論が未確定なのか、正確な情報がなく不明なのかを、明確に区分して報告します。

     経過報告をしなければならない場合は、かなり重要性や緊急性の高い案件だと思われます。
    その経過報告が適切でなかったことにより、その案件が失敗になるなる場合もありますね。
    経過報告においての報告ミスをなくすためにも、上記5つのことに注意しながら報告しましょう!




    関連ネタ & スポンサーリンク