管理部署へ異動となり不慣れな事務業務に追われたまだまだ新人のあの頃、ちょっとしたミスが多く落ち込む毎日が続いていました。

当時から伝票や契約書のチェックや作成、お客様への資料の用意にあいさつ文、見積書や請求書の作成にチェック、計算書、報告書など様々な事務処理にデータ管理や加工での経営分析と取り扱う業務は多岐に渡りました。

その上に社内外の電話対応、クレーム処理と事務作業をしながらの応対などもミスの原因でもありました。それでもベテランの社員はこれらの業務をテキパキとこなし、慣れているとはいえ正確で的確な処理は見事で参考になる仕事ぶりであり、自分も早くそうなりたいと願っていたあの頃を思い出します。

そんな悩みをかかえていた私に先輩がアドバイスをしてくださったのが、不定期で複雑な作業の仕事はチェックリストを作って、それに従って見直しミスを防ぐというミス防止策でした。

このチェックリストがこの後の自分の仕事に大きく貢献したことは間違いありませんでした。

私は自分の能力のなさを恥じて悩んでいましたが、問題は私の人間性ではなく行動にあったわけです。ミスをしてしまうプロセスこそ改善すべきで、見直しや確認、チェックが足りていなかったということが分かったのです。

先輩のアドバイスの通りチェックリストを作ってみると、みるみるうちにミスが減りました。それは確認や要するにチェックするためのものだけではなく、これから行う仕事の手順、流れのマニュアルにもなり、これにそって仕事をすすめ、これにそってチェックを行う。

こうしてチェックリストを手にした私は、私自身は何も変わらず行動を変えることができ、見事に課題を解消することができたというわけです。ご参考になればうれしくも思います。