朝礼ネタ朝礼ネタ 3分間スピーチの例文集

 

資料作成と情報の整理術

  朝礼ネタ568  2021/01/01  626 PV 効率化


経済雑誌やビジネス誌では、ときどき「できる人のプレゼン資料」とか、「エクセル資料作成術」みたいな特集があったりします。


ここ最近、ちょっとそういう物を見る機会が多くなってきなと思います。
雑誌だけでなく、書籍なんかも書店にいけばたくさん並んでいます。


私は書店が好きなのでよく行きますが、そういったOfficeソフトの仕事術以外にもトレンドがあったりします。
最近ではノート術や情報の整理術について、いろいろな本が出ています。


すべてに目を通しているわけではありませんが、だいたい共通しているのは「必要なことを手短にまとめる」ということだったりします。
そのいう物の中で、いちばん興味を惹かれたのが、考えをA4サイズの紙一枚に収めるという仕事術です。


A4サイズの紙一枚という制約の中で、どの情報を選ぶのか。
それから、情報の取捨選択だけでなく、限られたスペースでいかにわかりやすく伝えるか。
文字だけでなく、表やグラフでビジュアル化したりと、いろいろとアイデアを凝らさなければなりません。


しかし、これこそが、いかにインプットした情報を自分で解釈してアウトプットできるかということではないかと思います。
紙のスペースの制約は、そのまま資料を読む相手の時間の制約に置き替えられます。
報告書や資料を上司や取引先に渡す時には、いかに短時間でわかりやすい物を渡せるかが鍵となるのはおわかりでしょう。


ボリュームの割に内容のない資料というのは、誰しも一度は経験しているんじゃないでしょうか。
A4の用紙1枚と、あえて制約をつけることで、情報の優先順位や理解へ導く道筋を考える習慣がつくはずです。


何が必要で何がそうではないのかという自分の中の情報の整理もできて、さらにアウトプットの精度を高める非常に理にかなった方法ではないかと思います。

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