メール作業の効率化

  • 追加
  • 今、巷では働き方改革が叫ばれ、業界・業種に関わらず様々な取り組みがなされているのは、皆さんもご存じだと思います。

    副業の解禁、フレックスタイムの導入加速、残業時間の削減等、いろいろな改革がありますが、当社をはじめ多くの会社が一番の課題にしているであろう残業時間の削減について話をさせて頂きます。

    当社でも役職、職種によって様々な作業の効率化を図る試みがされていますが、中でもほとんどすべての人がほぼ毎日使うであろうメール作成の効率化について一例を紹介させて頂きます。

    それはズバリ、『署名』ボタンの活用です。多くの人が利用されている『単語の登録』はよく使う単語の最初の一文字を入力すると、予め登録しておいた単語がすぐに表示され入力が可能になるというものですが、
    『署名』ボタンは、単語ではなくメールでよく作成する決まったパターンの『文章』を登録しておき、ワンクリックでその文章が表示されるので、一部分を訂正するだけでどんな長文でも短時間で作成・送信ができるというものです。
    単語の登録と比べると比にならないくらい早くメール作成が可能になります。

    しかも、よく使う文章は複数登録することができ、状況に併せて様々なケースに対応することが可能です。

    そもそも『署名』というボタンの名称になっていて、この機能を利用している人が少ないように思われます。『定型文』という名であれば、私ももっと早くから使っていたと思います。

    皆さんも是非使ってみて下さい。




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