皆さんは業務中のメールを送る前に見直し等されていますか。

戦国時代の中国地方で活躍した武将に小早川隆景という人物がいました。

隆景は三本の矢のエピソードで知られる毛利家の重臣として活躍しました。

彼は知恵のある智将として当時からすでに有名でした。
そんな隆景には逸話が沢山残っているのですがそのひとつに、「緊急重大な手紙程、ゆっくり丁寧に書け」というものがあります。

隆景ほどの人物になると手紙はほとんど秘書たちが書いたそうです。
そして秘書たちに緊急の手紙を書かせるとき、隆景は必ず「火急の案件である、ゆっくり書くように！」と命じたそうです。

一瞬、急ぎの用件なのにゆっくり書くのはどうして？と、不思議な気持ちになる言葉だとは思いませんか。

この言葉は、至急かつ重大な要件だと、焦りや緊張のあまりに誤字をしたり内容に冷静さを失ってしまうことを心配してのアドバイスだとされています。

本来、業務におけるメールや手紙は、相手に確実に状況などを伝えるためにあります。

もっと言えば、読んだ後に「どう相手に動いて欲しいのか」までを考えて書かねばならないでしょう。

手紙やメールを早く送ることだけに気持ちがいってしまい、手に取った相手が読むということまで考えて、文章を練ることを怠ってしまうとどうなるでしょうか。

確認や手戻りが発生して結果的に時間というコストを余計に使ってしまうことになりかねません。

重要かつ緊急なメールであればあるほど、心を落ち着かせて文章をよく点検して、相手が読みやすく、かつ次のアクションに移ってもらえるような内容にしたいと思っています。