昔は会社の事務と言えば、経理関係が中心でしたが、今は営業事務という経理と切り離した事務職が一般的になっています。

では営業事務とはなんでしょう？はっきり言って定義はありません。経理以外の何でも屋です。しかし営業事務は営業社員と連携することで、すごい力を発揮することがあります。

会社にかかってくる電話はいろいろあります。注文や問い合わせ、担当者への取りつぎなどです。携帯電話全盛であっても、仕事で固定電話を使う会社は多いです。そんな時によくあるのは、担当者に変わってもらいたくて電話をしても不在で、連絡してこちらからかけるように言いますとか、伝えておきますという状況です。

電話をかけた方の心理はとしては、担当者不在で待たされるのは厄介な事です。商品の問い合わせや、値段の問い合わせ、配達の時間など、早く知りたいことがすぐ聞けないと、いら立ちます。

私の仕事の仕入れ先に、スーパー事務員さんといってもいいくらいの営業事務の女性がいます。商品の事、値段の事、納品日のことなど、何を聞いても担当者になり代わり即答えてくれます。こんな人がいると、わざわざ担当者の人に電話をしなくとも、その女性に聞いた方が早いのでいつも電話しています。

私のこの事例を、自分の職場に置き換えやってみました。営業事務の女性に商品別にいろいろ説明しても難しいので、納品先のタイプ別に分け、パターンを作りました。つまり、価格の問い合わせがあった場合は、パソコンで商品台帳を見てパターン別に価格を言ってもらうのです。またこんな商品はないですか？などの問い合わせはメーカーなどからの見積もり一覧を保管しておき、その見積もりと在庫表を照らし合わせ、答えてもらうようにしました。さらに、在庫商品が減ってきたら、仕入れ発注も一部任せました。これにより商品知識や商品形態などがわかると思ったからです。

数カ月後、その営業事務さんは、営業になりかわり、電話で商品の応対ができるようになりました。営業社員の負担が減ることで営業に専念でき、営業事務と営業社員で売り上げを上げるという結果につながりました。

決してすべての部署でできるとは限りませんが、この成功例をもとに、実践してみてはいかがでしょうか？