業務上の正しい報告の仕方について

  • 追加
  • 上司の立場になってみると理解できると思いますが、報告はまず結論から先に報告してください。

    報告内容が問題ない内容や解決したことの報告であればまだしも、事件・事故、問題案件などの報告の場合はなおさらです。

    なぜかと言うと、会社での立場が上位になればなるほど、結論を早く聞いて問題があれば、そのあとの説明を聞いている間に次の指示を出さなければなりません。

    業務上の正しい報告の優先順位と報告項目は以下のようになります。

    ①結論

    良かったのか悪かったのか?出来たのか出来なかったのか?
    それともまだ結果が出ていないのか?結果がまだ出ていないのであれば、いつ出るのか?

    ②結論に至った経緯と理由

    いつ、どのような手段で実施し、その結論に至った経緯は?
    またその時の、先方と当方の間に介在する会社及び人物は?

    ③解決できなかった原因

    自分自身の能力不足なのか?
    会社関係や人間関係の問題なのか?
    もともと可能性が低かったのか?
    それ以前の何か根本的な原因があるのか?

    ④解決に向けての提案

    事態の状況が一番わかっているのは自分自身であり、まずは自分なりの問題解決の提案をすべきです。

    ⑤上司の質問に答えたあとの、上司からの次の指示

    報告内容が問題ない内容や解決したことの報告であれば、①結論と②結論に至った経緯と理由で報告は終了です。

    報告内容に問題があったり、解決できなかった場合の報告には、③解決できなかった原因、④解決に向けての提案まで、報告する必要があります。

    また、⑤その後の自分の対応をどのようにすべきかの、上司の指示をもらうべきです。

     会社の日常業務において問題発生は日常茶飯事です。

    その問題をそれ以上に大きくしないためには、迅速で適切な初期対応と、正確な報告による上司からの適切な指示が必要です。

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