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相手に伝わるメール文章のコツ

  朝礼ネタ3458  2021/01/01  265 PV 一般事務営業事務

日常で「メールの文章をしっかりと考えなさい」と言われることがあると思います。
今回は、メールの文章をしっかり考えるとはどんなことを意味するのかを紹介したいと思います。

まず、
1に文章が長い。
長い文章は相手に負担をかけます。
できるだけ端的な文章にしましょう。
短く出来ないという人は、丁寧語と卑屈語をなくしてください。
次に、メールの文面がメールをする目的と相手の気持ちだけに焦点が当たっているかを確認してください。自分の都合をダラダラと書かないようにしましょう。
2に読んでいて疲れる。
これは、分かりずらい表現をしていたり、正しい文法を使っていないなどです。
例えば「よろしかったでしょうか?」ではなく、「よろしいでしょうか?」です。
3に何度もやり取りをしなけれがならないメールを送る。
出来るだけ、一度で済むように話をまとめましょう。
場所を聞いて、聞くのを忘れたことを思い出して、時間を聞くなどのことがないように確認しましょう。
また、出来たら、「これでもし良ければ進めます。ダメでしたら検討します。」のようにメールを回答したら次はどうなるのか流れが相手に明確にわかるようにすると親切です。

最近は、日常のコミュニケーション能力だけではなく、文面でのコミュニケーション能力が問われています。
短く、構造を理解して、端的に済ましましょう。
どうしたら相手に誤解を与えない文章になるか、しっかり考えましょう。

ご清聴ありがとうございました。

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