メールなどを送る時、名称の最後に付ける言葉に御中や様、殿がありますが、実際のところ、その使い分けが人によって曖昧になっています。

まず、「御中」というのは、会社や組織など団体や部・課に宛てる敬称です。その言葉通り、「中」の人へという意味があり、個人を特定せずにその組織の中にいる多数の人、若しくはその中の誰でも構わないので読んでほしい時に使います。

取引会社や営業部、商品センター、事務所など、個人ではなく組織にあてる場合は、どのような組織でも御中が使えます。ちなみに、組織にいる人全員に呼んでもらいたい場合は、「各位」を使った方が適しています。例えば、「仕入部各位」と付けると、仕入部の皆様へという意味になります。

一方、個人に付ける敬称は「様」になります。「殿」は手紙などで使うのが一般的であり、ビジネス文書では様を使用します。ちなみに、様と殿は身分によって使い分けるものではないため、相手の地位や役職と使い方は関係ありません。また、部長や課長という役職には敬称が含まれているため、役職名の後に様は要りません。二重敬称の間違いとなります。ただし、役職名を先に付けた場合は様を付けます。

例えば、「営業部、〇〇部長様」は間違いですが、「営業部長、〇〇様」は正解です。同様に、教師や医師など、「先生」という敬称を付けた後の様は不要です。

そして、御中に様や先生を併用するのも間違いです。例えば、「〇〇株式会社御中、▲▲様」としてはいけません。ちなみに、「係」は組織ではなく担当者個人を表すため、御中ではなく様を使います。「〇〇センター配送係様」となります。

仮に、相手の組織形態が分からない場合は、「ご担当者様」とすると丁寧です。