現在では、プレゼンテーションに「パワーポイント」の使われることが当たり前になっています。ところが、Amazonやトヨタ自動車では、社内会議でのプレゼンテーションにPowerPointを使用することが禁止されています。

その理由は、手の込んだアニメーションなどのビジュアルに惑わされるばかりで具体性がなく、何を提案したいのかよく分からないからです。また、プレゼンテーション後に資料を見返した時に、往々にして肝心なことが書かれておらず、改めて説明を要するということがあります。

そのため、PowerPointではなく、数ページの意見書を提出し、要点を説明する形で会議を進めることが求められています。

PowerPointは目的を果たすための道具にしか過ぎないのに、PowerPointで美しい資料を作ることが目的にすり替わっています。色々な機能が搭載されていることで資料の作成にこだわり過ぎ、目的と手段の履き違いが生じています。

会議を行う真の目的は、「出席者同士で議論し、何らかの結論を出す」ことです。

本来の目的を優先し、結論を出すことにフォーカスすれば、資料は何でも構わないはずです。その場でホワイトボードに議題を書き、各人から問題点を聞き出して、書き加えていく方が結論を早く得られることがあります。会議の趣旨を念頭において、資料を作成すべきです。

ちなみに、PowerPointによる資料作成の禁止は社内会議用の資料に限った話です。外部用の資料に関しては、PowerPointの機能を最大限に活用し、美しく印象的な表現を駆使し、見ているものにインパクトを与えるプレゼンテーションが必要としています。