電話対応を部員全員体制でやっているのが、なぜ素晴らしいのか。

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  • 私がこの部署に異動してきて2カ月が経ちました。大分、業務にも慣れてきました。この2カ月の間、新しいことをいろいろと教えて頂き感謝申し上げます。久しぶりの異動者だということで、皆さんに親切にして頂いて有りがたいです。このスピーチに際して、つい2カ月前まで部外者であった私だからこそお話できる内容はないかなと考えておりました。今朝はそれをご紹介したいと思います。

    こちらの部署に長年いらっしゃる皆さんにとっては至極当たり前のことかもしれませんが、こちらの部署はとても雰囲気が良いと思います。適度なけじめはもちろんありますが、コミュニケーションが円滑で、意思決定も早く、また新たな戦略や方針を実行に移す時間もとても短いです。生産性がとても高いのですが、それでいてぎすぎすしていない働きやすい雰囲気があると思います。

    これは部外から来た私にはとても新鮮に感じた魅力の一つです。これは一体どういうところから生み出されているのかなと思っていたのですが、その秘密は電話応対にあると思います。皆さん、電話に出られるのがとても素早い。仕事の手を止めて、さっと電話に出られています。庶務担当に任せる部署が多いですが、こちらは全員体制で電話応対をしていますよね。これは初動体制を素早く取るトレーニングになっていると思います。そして実際、これは評判が良いです。テキパキとした応対で、他部署との連絡や調整が非常にうまくいっている要因になっていると思います。

    着任当初、私はなかなかこの電話応対が素早く出来ずに、正直、戸惑いました。今は随分たくさんの電話に応対できるようになりましたが、皆さん電話がなったらさっと受話器を取られるのでなかなかチャンスが回ってきません。今日は、自分の業務はもちろん、電話対応もしっかりしてみせたいと思っています。

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