正しい「報連相」の方法について

ビジネスにおいて最も重要なコミュニケーションは「報連相」です。
「報連相」は報告、連絡、相談を縮めた略称ですが、ビジネスマナーの基本とも言われていますね。
この「報連相」が正しく行われていないと、仕事上のコミュニケーションがうまくとれなかったり、仕事本来のスピードも遅くなったりします。
今日はこの「報連相」の正しい方法について、お話したいと思います。

《報告の方法について》

「報告の内容」
①主題からはずれた内容の報告はしない
②簡潔に、結論が先で、次に経過・状況・原因など、最後にできれば自分の意見や対策を
(必要な内容がすべて入っている最も短い報告がベスト)
③事実と推測は明らかに区別できる表現で
④どちらにもとれそうな曖昧な表現はしない
⑤私感は入れずに客観的に
⑥報告相手の求めている内容・様式で報告する
⑦報告相手がその報告を受けて、次の行動に移れるか?を想定する

「報告のタイミング」
①報告相手がその報告を受けられるタイミングなのかを想定し、それに見合った手段で報告する
②報告の種類とタイミング
・ミスをおかしたとき(すぐに報告)
・仕事終了(必要に応じて)
・長期仕事の中間報告(定期的に)
・仕事内容に変更の必要性がある場合(すぐに報告)
・仕事に影響する情報を入手したとき(情報の重要性に応じて随時報告)

「報告指示者(報告相手)の義務」
①報告指示者はどのような内容の報告が必要なのかを、報告者に明確に指示する
②報告指示者は報告の手段・タイミングなどを、報告者に具体的に指示する

《連絡の方法について》

「連絡すべき人は誰なのか」
①その報告を必要な人だけに報告する(不必要な情報は仕事の邪魔)
②連絡すべき部署や人の順番を間違えないように

「連絡の手段」
①緊急時はまず電話、詳細は後ほど口頭及び報告書で
②重要事項は基本的には報告書で、緊急時はまず電話で一報の報告
③ルーティン的な報告は口頭かメール、もしくは定期的な報告書で
④複雑な内容の報告は、基本的には報告書で、急いでいる場合はメールなどに資料を添付して

《相談の方法について》

「相談する人」
①相談相手の優先順位は、まずは所属部署の直属上司か先輩を先に
②相談の内容によって、相談すべき人を事前に想定しておく
③誰に相談したらアドバイスや解決方法を聞けるかの人選をする

「相談の内容」
①相談内容は相談相手にわかりやいようにまとめておく
②何をアドバイスして欲しいのかを頭の中で整理しておく
③自分の意思はどうなのかも、考えておく

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