分かりやすい書類の作成方法

難しい書類を難しい言葉や文章を使って作成するのは、それほど難しいことではありません。

一番難しいのは、難しい書類を分かりやすい言葉や文章や様式を使って作成することです。 理解するのに難易度が高い書類ほど、他の読む人が分かりやすいように、分かりやすい言葉や文章や様式で作成する必要がありますね。

それには書類の作成方法に一定の法則があるのを、皆さんはご存知でしょうか? 今回はその分かりやすい書類作成の法則について、紹介したいと思います。

1.結論を先に、結論に至った説明はそのあとで

 何を言いたいのかよく分からない文章がダラダラと続いて、最後にまとめとして結論を言う文章がよくありますね。 これは文章の7割から9割を読んでも、まだ何を言いたいのかよく分からない、最悪のパターンです。 皆さんが作成される文章に要求されるのは、純文学のような感動を与える文章ではありません。 業務上の書類に求められているのは、短時間で結論や問題点を把握できるような文章です。 それには、簡潔な結論(言いたいこと)が最初にあって、そのあとに、なぜその結論に至ったのか説明を記する様式が最適です。 その理由は、最後に結論があるともう一度、最初から読み直さないとよく分かりませんが、最初に結論があると、また読み直す必要はありません。

2.できるだけ分かりやすい文章にします

 一部の人にしか理解できないような専門用語や業界用語は使わないでください。 書類を作成する主旨は、誰か他の人に見てもらうために作るのであり、多くの人に理解してもらうためには、分かりやすい文章にする必要があります。 難解な漢字や専門用語を駆使して、論文みたいな立派な文章の書類が見られますが、これは本末転倒ですね。 文章はできるだけ短く簡潔に、最長でも100文字以内の文章で完結するように心がけてください。 文章の脈絡上や代えられる言葉がなくて、どうしても専門用語や難解な言葉を使う場合は、注釈をつけて説明する必要があります。 もし文章の中に理解できない言葉があったとき、皆さんは恥を忍んで会議の席で、作成者にその意味を聞く勇気がありますか? おそらく大半の人はその言葉の意味を理解せずに、その案件を判断してしまうというリスクをおかしてしまうと思います。

3.絵や図や表に頼って文章がおろそかになってはいけません

 絵や図や表をいっぱい使ってあるからといって、それが見る側にとって分りやすいかというと、すべてがそうではありません。 絵や図や表は補足説明であって、メインはあくまでも文章です。 よく5分ぐらいの説明に何枚も資料を添付してある会議書類がありますが、それをじっくり見る時間もなく、無駄な資料になります。 「私はこの書類を作成するのに頑張りました!」感いっぱいの会議向け書類は無意味です。 絵や図や表と同様、添付資料も最低必要限にして、説明文の文章の内容を充実させてください。

スポンサーリンク

もう1記事読んでみませんか?

スポンサーリンク

フォローしませんか?

follow us in feedly

タグ

スポンサーリンク
お探しの記事は見つかりましたか?
サイト内検索も行えます。
';