仕事の効率化について

 仕事はその優先順位によって、大きく3つの種類に区分されます。

1.仕事の質的内容を求められるもの
2.仕事の量的拡大を求められるもの
3.仕事の時間的短縮を求められるもの

 以上3つの中で、仕事に時間的短縮を求められるものは、仕事の効率化が重要な手段になります。

 「あの人は仕事が早い!」と言われる人がいますね。 そのように言われる人は、どんな仕事の仕方をしているのでしょうか? 今回はそんな人に共通する仕事の仕方を分析して、紹介したいと思います。

(1)仕事を始める前に実際の仕事のイメージをして、効率的な仕事の仕方を考える

 仕事を場当たり的に始めるのではなく、まずどうやったら効率的にできるか考えてください。 1時間かかると思われる仕事は、事前に5分間だけ考えて45分で実施し、合計50分で終わらせるようにします。 これは仕事にかかる時間や、仕事に関わる人数が多いほど、時間短縮の効果は大きくなります。

つまり、5人で2時間かかる仕事は合計で10時間ですが、これを1人が事前に30分考えて1時間40分で完了させます。 そうすると合計時間は8時間50分で、70分の短縮ができます。

(2)仕事の準備時間を短縮する

 何らかの仕事をする場合には、その仕事を実施するのに必要な資料、情報、ツールなどを準備しなければなりません。 その準備時間の大半は、実際の仕事をしていないアイドルタイムになりますね。 仕事を始めるまでの準備時間は、極力短縮しないといけません。

それには、必要なものがすぐに準備できるように、日常の資料(書類)や情報やツールの「整理・整頓」が必要です。 整理とは「必要なものと不必要な物を区分し、不必要なものを捨てる」ことで、不必要なものがあると必要なものはすぐに見つかりません。 整頓とは「必要なものがいつでも誰でも見つけられるように、秩序をもって配置する」ことで、戻す場所といつまで必要なのかを明確にしなければなりません。

(3)仕事が効率的にできる環境をつくる

 例えば、複数の人数で何らかの作業を行なう場合は、効率的に作業が行えるような作業場の確保が必要ですね。 物を置くスペース、作業を行なうスペース、人と物が動く動線など、広すぎず狭すぎず適正なスペースが必要になります。 仕事をする場所は、常に自分専用のデスクで行なう必要はありません。

近くに資料がなくて、いちいち取りに行かなくてはならないとか、確認したい部署や人が離れた所にいる場合などです。 その近くに移動して仕事を行う場所を確保すれば、移動時間の短縮はできます。 また仕事を行なう時間帯も、意外と重要です。

皆さんは朝の始業時からの1時間と、昼食前1時間や終業時前1時間と比較して、どちらが効率的ですか? ビジネスマンの心理としては、時間に区切りがある前の1時間は最も効率的な時間になります。 特に複数で行なう仕事の場合は、この区切り前1時間を有効に活用しましょう!

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