業務の効率化のための事前準備

業務を効率よく遂行するためには事前の準備が必要です。

何にも考えずにすぐに着手して、バタバタ!と片づけて、何も後で問題が無ければいいのですが。 その遂行した業務内容に問題があって、後でやり直すことになったりすると、会社にとっては損失が発生します。

会社の業務は100%問題なく遂行されることを前提として、計画が立てられれています。 しかもその業務が効率よく100%の完成度で遂行されれば、会社にとっては利益が発生します。

したがって会社にとっての効率化は、利益を生み出す重要な要素になっています。 では、業務の効率化を行うためには、どのようなことが必要なのでしょうか?

新人もベテランも男も女も関係なく共通して言えることは、業務を遂行するまえの事前準備が最も重要な要素になります。

その事前準備は具体的に何かというと、「整理」です。

整理には「頭の整理」「デスクの整理」「書類の整理」「情報の整理」「連絡の整理」の5つの整理があります。 「頭の整理」とは、業務を着手する前に、どのように実施すれば潤滑に効率よく行えるかをイメージすることです。

「デスクの整理」とは、日常の業務を効率よく遂行しやすいように、常時、デスク周りや書類・情報を整理しておくことです。

「書類の整理」とは、その業務遂行に必要と思われる書類を、着手の前に取り揃えておくことです。
「情報の整理」とは、その業務遂行に必要と思われる情報を、着手の前に取り揃えておくことです。
「連絡の整理」とは、その業務遂行に必要と思われる関係部署への連絡を、着手の前に済ませておくことです。

以上の整理が事前準備としてなされていると、業務が停滞したり無駄な時間が発生することなく効率よく進められます。

しかもこの効果は、個人のスキルが高い低いに関係なく平等に結果として現れます。

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